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長文檔瀏覽攻略您需要了解的

電腦知識辦公自動化

工作中我們經常要制作和處理一些長文檔 ， 比如標書、合同之類的 。 在瀏覽這些長的Word文檔時 ， 如果僅僅靠拉動滾動條 ， 顯然是極不方便的 。 其實 ， 我們可以對文檔稍加設置 ， 這樣就可以輕松定位要查找的章節 ， 使瀏覽更方便 。
■準備工作
1．設置樣式
按“格式”工具欄最右邊“樣式和格式”按鈕（以Word2003測試版為例） ， 啟動“樣式和格式”任務窗口（如圖1） 。 將光標定位在某個標題段任意位置 ， 然后單擊任務窗口中的某種樣式 ， 為相應的標題段落設置一種樣式 。
仿照上面的操作 ， 并根據標題的“級別” ， 依次為其他標題段落設置相應的樣式 。
2．創建標簽
將光標定在文檔某處 ， 執行“插入→書簽”命令 ， 打開“書簽”對話框 ， 在“書簽名”框中輸入一個容易理解的名稱 ， 然后單擊“添加”按鈕 。 重復上面的操作 ， 為文檔“夾”上一張張書簽 。
友情提示：
書簽名稱中不能有空格 。

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3．建立索引
選中文檔中某個特定名詞（如“成績條”） ， 執行“插入→引用→索引和目錄”命令 ， 打開“索引和目錄”對話框 ， 在“索引”標簽下單擊“標記索引項”按鈕 ， 打開“標記索引項”對話框 ， 單擊對話框中的“標記”按鈕 。 再選中另一個特定名詞 ， 按下“標記”按鈕……為文檔中的特定名詞分別建立索引 。
友情提示：
①如果要為文檔中一個特定名詞全部建立索引 ， 只要單擊“標記全部”按鈕即可 。
【長文檔瀏覽攻略您需要了解的】 ②索引標記完成后 ， 在相應的特定名詞右側會出現一個索引域（如“XE″成績條″”） ， 此時 ， 按一下“常用”工具欄上的“顯示→隱藏編輯標記”按鈕 ， 就可以將相應的索引域隱藏起來 。
③索引標記后 ， 將光標放在要生成索引的位置（通常選擇文檔結尾） ， 再次打開“索引和目錄”對話框 ， 在“索引”標簽下 ， 單擊“確定”按鈕 ， 即可生成索引了 ， 并顯示出索引的特定名詞和名詞所處的頁碼（如圖2） 。

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■定位目標
1．準確定位
執行“編輯→定位”命令 ， 打開“查找和替換”對話框 ， 在“定位”標簽的“定位目標”下選中“書簽”選項 ， 選中一張書簽后 ， 按下“定位”按鈕并關閉該對話框 ， 光標即刻跳轉到相應的書簽處 ， 瀏覽相應的文檔內容 。
友情提示：
根據索引特定名詞所處的頁碼數 ， 也可以在“定位”對話框中快速定位到索引特定名詞所在的頁 ， 并瀏覽相應的文檔內容 。
2．建立目錄
將光標定在文首（我們習慣將目錄放在文首） ， 打開“索引和目錄”對話框 ， 切換到“目錄”標簽下 ， 按下“確定”按鈕 ， 上述設置了樣式的標題即以目錄的形式出現在文首（如圖3） ， 點擊相應的目錄項 ， 就可以快速跳轉到目錄所對應的文檔內容處 。

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友情提示：瀏覽完后 ， 點擊“Web”工具欄上的“返回”按鈕 ， 即可返回到目錄處 。
3．大綱視圖
在設置了多級樣式的文檔中 ， 執行“視圖→大綱”命令 ， 將文檔切換到“大綱”視圖下 ， 然后利用“大綱”工具欄（如圖4）上的若干按鈕 ， 就可以輕松瀏覽文檔任何位置的內容了 。

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友情提示：執行“視圖→文檔結構圖”命令 ， 切換到“文檔結構圖”狀態下 ， 同樣可以方便地瀏覽文檔 。
4．上下對比
執行“窗口→拆分”命令 ， 此時鼠標變成雙向拖拉箭頭狀態 ， 在文檔合適位置上單擊一下 ， 即可將窗口拆分成上下兩個窗口 ， 在每一個窗口中可以相對獨立地瀏覽同一文檔中的不同內容（如圖5） 。

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友情提示：
①在沒有拆分窗口時 ， 將鼠標移至垂直滾動條上端成雙向拖拉箭頭狀時 ， 雙擊鼠標 ， 也可以快速拆分窗口 。
②將鼠標移至窗口拆分線上成雙向拖拉箭頭狀時 ， 雙擊鼠標 ， 即可快速撤銷拆分的窗口 。
5．瀏覽對象
如果文檔中有大量特殊對象（如圖片、批注等） ， 且需要單純地瀏覽此類特殊對象 ， 可以這樣操作：按窗口右下角的“選擇瀏覽對象”按鈕 ， 在隨后彈出的下拉對話框中（如圖6） ， 選擇一類瀏覽對象（如“按圖形瀏覽”等） ， 然后通過按窗口右下角的上（下）瀏覽按鈕 ， 即可依次瀏覽文檔中相應的對象（如“圖形”） 。

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