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完整版會議管理制度 會議管理制度

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會議管理系統(完整版會議管理系統)會議管理系統

完整版會議管理制度 會議管理制度

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1.0目的
為規范XX集團(以下簡稱“公司”)會議管理，提高會議質量，提高會議效率，降低會議成本，特制定本制度 。
2.0范圍
本制度適用于公司總部各類會議的管理 。
3.0責任
3.1行政人事部:負責公司總部會議的全面協調 。
3.2監督部:負責監督本制度的實施 。
4.0會議管理系統
4.1會議分類
4.1.1會議分為以下四種類型:
【完整版會議管理制度 會議管理制度】4.1.1.1常務會:每月1日準時召開(如遇節假日，行政人事部根據實際情況另行制定召開日期，報總經理批準后實施) 。常務會主要總結分析了上個月各部門、各分公司發生的重大事件，明確了下個月的工作目標和重點 。執行會議由總經理或其授權人主持，參會人員為公司董事會全體成員、總經理辦公室公司總部全體成員、公司總部各部門及分支機構負責人/副經理(外方單位參會人員由會議主持人根據需要另行確定) 。
4.1.1.2臨時會議:根據實際業務情況或重大問題臨時組織臨時會議 。臨時會議主要是解決我們馬上面臨的所有重大臨時問題 。臨時會議由涉及業務的部門組織，參會人員范圍由主辦單位根據實際需要確定 。
4.1.1.3職工大會:每年1-2月召開(根據工作實際確定)，職工大會主要總結上一年度工作，部署今年工作重點，表彰先進 。公司總經理主持全體員工會議，公司行政人事部負責統籌安排 。參會人員均為公司員工(因工作需要必須留崗的除外) 。
4.1.1.4分支機構周、月例會:各分支機構必須組織周、月例會(具體時間由負責人確定) 。周、月例會主要講解溝通，處理臨時事件，跟蹤工作進展，強調下周、月工作重點，促進和加強內部協作配合 。分支機構例會由各公開分支機構負責人或其授權人主持，周會參加人員為各分支機構科長級以上管理人員；月度例會的參會人員均為各分行管理層員工 。分公司會議紀要由分公司綜合部或辦公室于會議后第三天上傳至OA系統，會議紀要由會議主持人簽字審核 。4.2會議組織
4.2.1公司行政人事部負責按照本制度通知常務會議和全體員工會議的參會人員，并組織相關會議工作 。行政與創業網部在發布會議通知時，應向創業網詳細說明會議的時間、地點、主題、相關參會人員及信息 。
4.2.2臨時會議應由業務部門按照第4.2.1條的要求組織召開 。
4.2.3各分公司綜合部或辦公室負責按本制度通知相關部門例會參會人員，并組織相關會議工作 。發布會議通知時，應詳細說明會議的時間、地點、主題、相關參與者和信息 。
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4.3會議安排
4.3.1正常會議納入例會制度，原則上按常規規定的時間、地點和內容組織 。公司例會主要包括:常務會議、全體員工會議等 。
4.3.2各級會議應服從公司行政人事部的統一安排，堅持小會議服從大會議的原則 。
4.4會議準備
4.4.1會議主持人、召集部門和與會人員應分別做好會議準備工作 。準備要點包括:會議主持人和參會人員準備:提案、報告總結提綱、發言要點、工作計劃草案和決議決定草案 。組織協調部門準備工作:擬定會議議程、落實會場、準備座位、通知參會人員等 。
4.5參與者應遵守的規則
4.5.1按時參加會議，在《會議簽到表》上簽到(部門負責人決定是否簽到部門會議) 。
4.5.2會上的發言要簡明扼要，緊扣主題 。
4.5.3遵循主持人對議程控制的要求 。
4.5.4會議原則上不做討論發言，屬于工作部署性質 。
4.5.5為了提高工作效率，保證工作部署的正常運行，體現對大多數人的尊重，例會等重要會議要求所有參會人員將手機調至震動狀態 。原則上不允許接電話 。如果因為急事真的需要接電話，一定要悄悄離開會場去接 。
4.3.6如遇其他臨時緊急會議，與會人員(向會議主持人和組織者)除提前請假外，必須按時參加，并認真保存會議紀要 。
4.3.7別人說話時，要注意傾聽 。他們不應該在下面低聲討論或玩手機，以免出現不禮貌的表情和表情 。
4.3.8如有違反上述會議要求，當月工資扣除50元/次 。
4.6會議紀要、會議紀要和會議跟蹤4.6.1原則上應指定專人對各類會議進行記錄，會議記錄員的設置應符合以下規定:
總經理4.6.1.1以上領導主持會議的原則是行政人事部指定專人負責記錄(會議主持人另有規定的除外) 。

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