要輸入表格形式的數據 ， 最方便的工具莫過于我們熟悉的老朋友Word和Excel了 。 兩者都適合輸入數據關系簡單的表格 ， 但如果要對數據進行復雜的處理 ， 那就要用到Office中數據處理的重型武器——Acess 。
【用Word數據表單快速輸入大批數據1來看看】 本文的主角是Word的數據表單工具 。 掌握了這個工具 ， 我們就可以通過一個方便的對話框窗體將表格形式的數據快速輸入Word文檔 ， 避免編寫大型表格時經常會遇到的問題 ， 例如超寬表格的水平滾動等 。
一、數據表單簡介
Word的數據表單工具實際上屬于郵件合并功能 。 如果你曾經在郵件合并操作中輸入過收件人姓名和Email地址的清單 ， 可能已經遇到過它了 。 但可能你還不知道 ， 這個表單工具還可以單獨使用 ， 可用來創建任何表格 ， 并不局限于郵件合并 。 通過這個表單工具 ， 我們可以創建和管理數據清單 ， 對數據清單進行排序 ， 甚至還可以查找符合特定條件的數據 。
首先我們準備好試驗用的數據 。 新建一個Word文件 ， 創建一個表格 。 為簡單計 ， 我們只創建一個簡單的郵件和電話號碼表 ， 包括職工姓名、部門、電話分機號碼、Email地址這幾列內容 。 初始的表格如圖一所示 。
文章插圖
圖一
數據表單最好通過“數據庫”工具欄訪問 。 “數據庫”工具欄默認是不顯示的 ， 現在我們先要顯示出這個工具欄：選擇Word菜單“視圖”→“工具欄”→“數據庫” 。 如圖二 ， 將鼠標移到按鈕上面 ， 稍作停留 ， 就可以看到簡短的說明 ， 其中就有調用數據表單、排序和查找記錄的按鈕——這里已經提供了管理一個簡單列表需要的所有功能 ， 根本不必離開Word去尋找“外援” 。
圖二
要從通訊錄表格創建數據表單 ， 先點擊表格內的任意位置 ， 然后點擊“數據庫”工具欄最左邊的“數據表單”按鈕 。 Word分析表格的結構 ， 將表格的列標題作為數據表單輸入項目的標簽 。 例如 ， 表格的第一個列標題“部門”成為輸入表單第一項的標簽 ， 第二列標題“姓名”成為輸入表單第二項的標簽 ， 等等 ， 如圖三所示 。 如果標簽的兩個字之間有空格 ， 例如“部門” ， Word會自動加上下劃線 ， 變成“部_門” 。
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圖三
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