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Access數據Office組件都可用升級必備

電腦知識辦公自動化

Access是Office組件的重要成員 ， 其主要功能是數據庫的管理和應用 。 由于其普及率和易用性都不及其他成員 ， 所以大家常常會覺得Access的操作不太方便 。 比如 ， 在Access的表中 ， 要想在中間插入一條記錄就比較困難 ， 而在Word表格和Excel的工作表中要做同樣的操作則易如反掌；再比如 ， 當我們在Access的表中重復輸入相同或有一定規律的字段內容時 ， 就自然會聯想到Excel的復制和自動填充功能 ， 但Access卻無能為力 。 顯然 ， 如果我們能夠實現Access與Office組件其他成員之間進行數據交流 ， 就能夠讓這些成員為Access服務 ， 從而達到取長補短、提高工作效率的目的 。
在Word中打開Access表查詢項
如果想把Access中的表或者查詢 ， 轉換成為Word中能夠讀取的文件格式 ， 以便利用Word進行處理 ， 可以采用以下三種方式：
1．利用剪貼板
在Access中 ， 打開要轉換的表或者查詢項 ， 將鼠標指針拖過所選記錄的行選擇器（在窗口的最左端 ， 當鼠標置于其上時 ， 鼠標指針會變成向右方向的箭頭） ， 可以選擇一組記錄；將鼠標指針拖過所選字段的字段選擇器（在窗口的最上端 ， 當鼠標置于其上時 ， 鼠標指針會變成向下方向的箭頭） ， 可以選擇一組字段；當用鼠標單擊左上角的字段選擇器和行選擇器的交叉處時 ， 可選中所有記錄或者說是選中所有字段 。 進行上述三種情況之一的選擇以后 ， 再單擊工具欄上的“復制”按鈕 ， 將所選內容復制到剪貼板中 ， 如圖1所示 。 隨后再打開Word ， 單擊工具欄上的“粘貼”按鈕 ， 即可將Access中表或者查詢項復制成Word中的表格 。 如果你覺得被復制進來的深色底紋表頭影響視覺效果 ， 可以選中該行后 ， 執行“格式”菜單下的“邊框和底紋”命令 ， 按下“底紋”標簽按鈕 ， 選擇“無填充色” 。
2．導出為RTF文件
在Access中 ， 打開要轉換的表或者查詢 ， 執行“文件”菜單下的“導出”命令 ， 將“保存類型”指定為“RichTextFormat” 。 在Word中 ， 執行“文件”菜單下的“打開”命令或者直接按下工具欄上的“打開”按鈕 ， 在隨后彈出的“打開”對話框中 ， 單擊“文件類型”旁邊的下拉列表 ， 將其指定為“RTF格式” ， 找到前面保存的RTF文件雙擊即可打開 。
3．直接插入數據庫
在Word中 ， 單擊“視圖”菜單下的“工具欄” ， 然后將“數據庫”一項選中（或者將鼠標置于Word窗口的菜單欄或工具欄上右擊 ， 在彈出的快捷菜單中選中“數據庫”一項） 。 這時 ， 要在Word中打開Access的表或者查詢項 ， 就可以單擊新增加出來的“數據庫”工具欄上的“插入數據庫”按鈕 ， 在隨后打開的“數據庫”對話框中 ， 按下“獲取數據”標簽按鈕 ， 將文件類型指定為“MSAccess數據庫” ， 選中一個數據庫文件中的表或者查詢 ， 再單擊“插入數據”標簽按鈕 。
將Excel工作表導入Access
利用Excel方便的自動輸入功能和強大的數據處理功能對Access導入的數據進行一番處理之后 ， 再將其轉換成Access文件 ， 無疑是實際工作中使用最多的一種方法 。 Access中導入Excel文件的操作與導入文本文件相同 ， 只要在Access中依次執行：“文件→獲取外部數據→導入” ， 將“文件類型”指定為“MicrosoftExcel”即可 。 當然也可以通過方便快捷的剪貼板完成（操作方法與Word表格導入Access表相同） 。
Access文件與HTML文檔相互轉換
要將Access文件轉換成HTML文檔(超媒體文檔) ， 可以在Access中執行“文件”菜單下的“導出”命令 ， 并將“保存類型”指定為“HTML文檔” 。 可以用MicrosoftFrontPage或其它網頁編輯軟件打開該文檔進行編輯修改 。 與導入文本文件和Excel文件方法相同 ， 要在Access中導入HTML文檔 ， 只要依次執行：“文件→獲取外部數據→導入” ， 將“文件類型”指定為“HTML文檔”即可 。
將Word中的表格導入Access中
在Word中可以對Access轉換過來的表格自如地進行編輯 ， 然后再將處理好的表格重新導入Access中 。 可以通過兩種辦法在Access中使用Word表格的數據：
一是通過剪貼板 ， 其方法是在Word中選中表格的若干行或若干列（當然 ， 也可以單擊表格左上角的“選擇”工具 ， 選中表格所有數據）后 ， 單擊工具欄上的“復制”按鈕 ， 然后再打開Access中的表或者查詢項 ， 按下工具欄上的“粘貼”按鈕將表格數據復制過來 。
二是通過文本文件作為過渡 ， 分成兩步進行：第—步 ， 首先把Word中的表格轉換成純文本文件；第二步 ， 在Access中導入文本文件 。 具體操作方法是 ， 在Word中選中表格 ， 依次執行“表格→轉換→表格轉換成文字” ， 然后點擊“另存為”命令 ， 并指定“保存類型”為“純文本” 。 在Access中依次執行：“文件→獲取外部數據→導入” ， 在“另存為”窗口下選擇“文件類型”為“文本文件”.

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