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Access數據Office組件都可用升級必備( 二 )

電腦知識辦公自動化


Excel中導入Access數據
可以使用三種方法將Access中的表或者查詢項導入Excel中：一是利用剪貼板 ， 其操作方法與導出為Word表格的方法相同 。 二是將Access數據導出為Excel文件 ， 具體操作方法為：在Access中選中表或者查詢項 ， 執行“文件”菜單下的“導出”命令 ， 將“保存類型”指定為“MicrosoftExcel97-2000” ， 在Excel中直接雙擊該文件即可將其打開 。 三是直接在Excel中打開 ， 方法是依次執行：“數據→獲取外部數據→新建數據庫查詢（由于典型安裝中不包括該功能 ， 所以當第一次使用時系統會提示安裝）” ， 在隨后打開的“選擇數據源”對話框中 ， 將“新數據源”指定為“MSAccessDatebase”即可 。
在不同的Access文件之間
進行數據共享
如果新建的表與已經存在的表中部分字段或部分記錄相同 ， 顯然可以通過共享原有表中的數據來提高工作效率 。 而且被共享的表既可以與新建表在同一數據庫內 ， 也可以不在同一數據庫內 。 具體共享方式有三種：
1．利用剪貼板進行共享
在數據庫窗口中 ， 右擊需要備份的表或者查詢 ， 在快捷菜單中選擇“復制”命令 ， 在需要復制的地方右擊鼠標后選擇“粘貼”命令 ， 根據需要選擇“只粘貼結構、結構和數據、或者將數據追加到已有的表” 。 當然 ， 也可以打開要轉換的表或者查詢 ， 直接選中部分記錄或部分字段 ， 將其復制到其它的表或查詢項中 。
2．直接導入Access對象
具體操作步驟是 ， 依次執行：“文件→獲取外部數據→導入” ， 將“文件類型”指定為“MicrosoftAccess” ， 這樣就可以將當前數據庫或其它數據庫中的對象導入 ， 如圖3所示 。
3．利用鏈接表
【Access數據Office組件都可用升級必備】 操作基本同上 ， 依次執行：“文件→獲取外部數據→鏈接表” ， 將“文件類型”指定為“MicrosoftAccess” ， 找到相應的表后將其鏈接進來 ， 和上面直接導入的區別在于 ， 鏈接進來的表的數據會隨原始表數據同步變化 ， 而導入則不會 。 其實 ， 在使用鏈接表時 ， 如果將“文件類型”分別指定為“MicrosoftExcel、文本文件或HTML文檔” ， 也可以分別將這些文件導入Access ， 且導入的表中數據會隨著原始數據的變化而變化 。

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