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Word文檔安全保護妙招七則科普大全

電腦知識Word

對一個電腦用戶來說，文字處理工作是必要的 。 出于某些目的，我們常常需要對自己的文檔進行保護 。 這里所說的“保護”有兩層含義 。 第一、確保自己文檔中的信息不被其他未授權用戶看到；第二、避免宏病毒、誤操作及其他各種原因使文檔文件受損，保證文檔的完整性 。 現在我就以使用Word多年的經驗(雖然有點自賣自夸)，談談保護Word2000(以下簡稱Word)文件的方法和措施 。
隱藏文檔紀錄
當我們打開Word時，首先會看到什么？對了，只要用鼠標點擊“文件”菜單，默認情況下會列出最近使用過的4個文件 。 這樣，我們打開過的文件會完全暴露在外，無需查找也能輕易被別人發現 。
【Word文檔安全保護妙招七則科普大全】 出于保密需要，我們往往不希望別人看到自己最近編輯過的文件，要達到這樣的目的，只要在“工具”→“選項”→“常規”選項卡中不選中“列出最近所用文件”即可 。
這樣做就沒人能發現最近被使用過的文件了？答案當然是否定的 。 在一般情況下，Windows的“開始”菜單中“文檔”子菜單會列出用戶最近使用過的所有文件，對敏感內容應及時予以清除 。 我們可以通過點擊“開設”→“設置”→“任務欄和開始菜單”→“高級”選項卡中的“清除”按鈕（這是Windows2000下的方法，Windows98下的操作類似） 。 可是，頻繁的清除也太麻煩，再說，有時候忘記清除怎么辦，有沒有一勞永逸的辦法呢？我們可以通過修改注冊表來實現 。
在HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftWindowsCurrentVersionPoliciesExplorer分支下新建一個名為“NoRecentDocsHistory”的DWord值，將其鍵值設置為1，可使“文檔"菜單中的內容不再改變 。 或者在上述分支下新建一個名為“NoRecentDocsMenu”的二進制值，并將其鍵值設置為“01000000”，重新啟動后“文檔”菜單將從“開始”菜單中消失 。
躲開他人視線
現在我們可以開始安心編輯文件了 。 不好，突然有人走了過來——有時我們不希望別人看到自己正在編輯的文檔 。 如果直接關掉Word等會還要重新打開編輯的文檔，對已經設置了“不顯示最近使用文件”的用戶來說，要是目錄很深，那可慘了……其實有一種簡單的辦法：首先用“Ctrl＋A”選中全文，再用工具欄中的“字體顏色”按鈕將字體設置為白色 。 如果嫌步驟太多，可以自己錄制一條宏命令：選擇“工具”→“宏”菜單中的“錄制新宏”命令，在彈出的對話框中輸入宏名（隨你自己定，比如“隱藏”)，按下將宏指定到鍵盤的按鈕，在彈出的對話框中指定執行這個宏所使用的快捷鍵組合(我們可以任意選擇，但不要和已有的快捷鍵組合沖突) 。 等別人走開以后，我們再按下Ctrl＋Z組合鍵即可(其實，這是利用“撤銷”命令的原理實現的) 。
給文檔設置密碼
漫長的文字錄入工作終于完成了，如果不希望那些未經授權的用戶使用你的保存文件，就應該給它設置密碼 。 打開“文件”→“另存為”→點擊“工具”按鈕中的“常規選項”，在密碼欄中輸入密碼，確認輸入后即可 。 這里要說明的是，Word提供了兩種類型的密碼用于文件保護：
“打開權限密碼”——限制未經授權的用戶打開文檔；
“修改權限密碼”——限制未經授權的用戶對文檔作修改，沒有修改權限密碼的用戶只能以只讀方式打開文檔 。 這兩種密碼是相互獨立的，可以根據自己的需要分別設定 。 密碼的最大長度為15個字符，并區分字母大小寫 。 另外，選中“建議以只讀方式打開文檔”選項，這樣文檔被打開前會出現建議用戶以只讀方式打開的提示，如果我們選擇“否”不接受建議，文檔仍以常規方式打開 。 需要提醒大家，別以為加了密碼就萬事OK了，對許多破解Office文檔密碼的軟件來說，長度太短或較有規律的Office文檔密碼可以說不堪一擊 。 所以，真正需要加密的重要文檔，我們還需多加留心，盡量使用數字、字母大小寫混合加密 。
加密后的小措施
即使文檔已經進行過加密保護，我只要動動鼠標，仍然可以了解你的文檔的一些內容 。 用鼠標右擊文檔，在彈出菜單中選擇“屬性”，可在“摘要”選項卡的標題項中看到文檔的部分正文內容 。 這是為什么呢？
原來很多人習慣在編輯一個新文檔的時候先直接輸入正文，然后再給文檔起標題 。 這樣一來，Word就會自動將正文的前幾十個字作為文檔摘要信息保存下來 。 所以為了使自己的隱私得到更好的保護，我們要養成首先輸入文章標題或是及時手工更改標題的習慣 。 如果你不想讓別人知道你的一些用戶信息，還應在“工具”→“選項”→“用戶信息”選項卡里做一些修改工作(包括“用戶姓名”、“姓名縮寫”、“通訊地址”等) 。

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