1. 首頁 > 生活百科 > >

巧妙去除Word文檔修訂和批注幫助歡迎閱讀

電腦知識Word

您從同事的電子郵件中收到一個文檔， 它對于您要制作的文檔來說可能是一個很好的起點， 于是您用新名稱保存了它并按你的需要進行定制 。 您沒有在意您的同事在原始文檔中留的批注， 因為在您的副本中沒有看見它們 。 現在您準備把文檔傳遞到客戶手中， 但是您要送給他們的是您最后的完成文檔， 而不是原始文檔、同事的批注和您的更新的大雜燴 。
或者您使用了Word中的修訂功能來保持跟蹤您對簡歷所做的修改， 現在您要把簡歷寄給可能的雇主 。 但是， 請注意， 他看到的應該是您的編輯結果， 而不是您達成結果的思考過程 。
在這兩種情況下， 當接到文檔的人報告說您的文檔難以閱讀， 到處都是刪除線、下劃線和編上的批注框時， 您可能感到很震驚 。 看!這就是您在簡歷中的目標陳述， 還有三個帶刪除線的不同目標—而您這一次要使用的目標卻是用下劃線文本顯示的， 您可能就得不到這份工作了 。
這些文本在您發送文檔的時候并不在其中 。 Word怎么會找到并顯示這些內容的呢?要使Word的表現如您所愿， 應該怎么做?
理解修訂功能
可能您已經在Word中使用修訂或批注功能， 卻沒有意識到 。 通常在Word跟蹤更改時， 它會用刪除線格式顯示刪除內容， 而將插入內容顯示為帶下劃線的文本 。 刪除內容與插入內容—以及批注(或“注釋”)—都可顯示在頁邊上的批注框中 。
有各種方法可以隱藏修改或批注， 但使用修訂功能所作的修改會一直打開， 而所有插入的批注也一直是文檔的一部分， 直到它們被接受或拒絕(對于批注來說是刪除)為止 。
注：關閉修訂功能并不會從文檔刪除修訂標記或批注 。 關閉修訂會使您能修改文檔而不存儲插入內容與刪除內容， 以及將其顯示為帶刪除線、下劃線或批注框 。
我該如何除去修訂?
要除去修訂和批注， 您需要接受或拒絕更改， 以及刪除批注 。 這里就是方法:
1.在“視圖”菜單上， 指向“工具欄”， 然后單擊“審閱” 。
2.在“審閱”工具欄上， 單擊“顯示”， 然后確保下列每個項目旁邊都出現對勾:
批注
墨跡注釋(僅Word2003有)
插入和刪除
正在格式化
審閱者(指向“審閱者”， 然后確保選中了“所有審閱者” 。 )
如果有項目旁邊未出現對勾， 則單擊該項目以選擇它 。
3.在“審閱”工具欄上， 單擊“后一處修訂或批注”從一處修訂或批注前進到下一處 。
4.在“審閱”工具欄上， 對每處修訂或批注單擊“接受修訂”或“拒絕修訂/刪除批注” 。
重復步驟3和4， 直至接受或拒絕文檔中所有修改并刪除所有批注 。
注：如果您知道要接受所有更改， 則單擊“接受修訂”旁邊的箭頭， 然后單擊“接受對文檔所做的所有修訂” 。 如果您知道要拒絕所有更改， 則單擊“拒絕修訂/刪除批注”旁邊的箭頭， 然后單擊“拒絕對文檔所做的所有修訂” 。 要除去所有批注， 您必須刪除它們 。 單擊“拒絕修訂/刪除批注”旁邊的箭頭， 然后單擊“刪除文檔中的所有批注” 。
這些修訂和批注怎么會在那里的?
您可能以為已經除去了批注或修訂， 或者您可能從別人那里收到文檔卻沒有意識到它包含批注或修訂 。 Word怎么會在您不知道的情況下存儲了這些項目呢?
您或發送文檔的人可能隱藏了修訂或批注 。 但是隱藏它們并不等于刪除它們， 它們還留在文檔中 。 根據您的Word版本和所用的設置， 修訂或批注可能在您或別人打開文檔時出現 。
如果您不希望別人看到修訂或批注， 請在與他人共享文檔前接受或拒絕修訂并刪除批注 。 無論您使用什么版本的Word都應該這樣， 因為任何打開文檔的人都可以很容易地顯示現有修訂或批注 。
注：如果您使用Word2003， 則不太可能無意地分發包含修訂標記和批注的文檔， 因為Word2003默認情況下是顯示修訂與批注的 。
在哪里可以隱藏修訂與批注
有幾種方法可以隱藏修訂標記與批注， 并可能導致您以為它們不在文檔中 。
注：要顯示“審閱”工具欄， 指向“視圖”菜單上的“工具欄”， 然后單擊“審閱” 。
“顯示以審閱”框在“審閱”工具欄上， “顯示以審閱”框為審閱文檔提供了四個選項 。 如果您選擇“最終狀態”或“原始狀態”， 修訂標記和批注會隱藏 。 要顯示修訂標記， 請選擇“顯示標記的最終狀態”或“顯示標記的原始狀態” 。

推薦閱讀