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工程項目部規章制度 工程項目管理制度( 三 )

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3、各項目的職能人員應將在工作過程中形成的文件資料進行積累，整理和及時移交歸檔，移交檔案文件時，資料員必須在檔案移交清單上進行登記 。
4、在檔案的首頁設卷內文件目錄，并填寫文件序號、編制單位、名稱、歸檔日期等信息（見附表二） 。
5、在檔案的次頁設“合同概要”、“主要事件備要”，主要內容包括：合同標的價金，對方單位，聯系人，重要日期備忘，應收工程款記錄等，該項工作由資料員負責，項目職能人員配合 。
五、檔案的管理
1、對工程項目檔案系統排列編號，確定保管期限，編制檔案目錄（卡片），按一定次序排列和存放 。
2、每月對檔案進行一次清理 。
3、清除不必要保存的材料 。
4、對破損和褪色的材料進行修補和復制 。
六、檔案要求
1、文件必須為原件、正文，符合文件格式 。
2、必須齊全完整，裝訂整齊，并適當管理 。
3、傳真件應復印一份歸檔 。
七、檔案的保管
1、檔案管理人員應妥善保管，防蟲蛀，防丟失，保證檔案的安全 。
2、所有檔案應專柜存放，加鎖 。
3、所有檔案不得隨意查閱、變訂，不得置于公共場所 。
八、檔案的查借閱
1、因工作需要查閱檔案的應填寫好查閱登記表方可查閱 。
2、確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續，經項目經理簽字同意，方可帶出，用畢即歸還 。
3、借閱人對所借之檔案必須妥善保管，不得私自復制、調換、涂改、污損、劃線等等，不能隨意亂放，以免遺失 。
4、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告項目經理及時處理 。
九、有下列行為者，視情節輕重，給予違紀處分，若構成犯罪依法追究刑事責任：
1、毀損、丟失或擅自銷毀檔案 。
2、擅自向外界提供、抄摘檔案 。
3、涂改、偽造檔案 。
4、對檔案沒有及時上報、歸檔或管理不善，而造成公司損失 。
5、未按手續借閱、外帶及越級借閱 。
工程項目管理制度篇5
1、由項目部辦公室負責管理性文件的收發、傳閱、編制清單歸類保存 。由項目技術負責人負責施工圖、技術核定單、變更通知單的收發，負責編制目錄，分發清單，所有施工圖的持有人應對圖紙的修改，變更及時標識 。
2、所有文件資料由文件批準人決定發放范圍和份數，文件發放人應填寫《文件和資料發放登記表》，按發放范圍和數量發放文件，并做好編號及登記 。
3、文件領用人在收到文件和資料時，應在文件發放的表格上登記簽字 。
4、在發放過程中，文件使用部門應及時撤出作廢/失效文件 。
5、當文件使用人的文件破損嚴重，影響使用時，應向文件發放部門辦理更換手續，交回破損文件，補發新文件、編號不變，文件發放部門應將原破損文件收回處理 。
6、文件使用人文件丟失后，應向文件發放部門辦理補領手續，在補領申請時必須作出書面說明，文件發放部門在補發文件時應重新進行分發編號，并注明作廢 。
7、在用有效文件控制清單，項目部辦公室負責編制管理性《有效文件控制清單》，項目工程部負責編制技術性《有效文件控制清單》，以識別和管理在用有效文件及現行修訂狀態 。
8、文件和資料的更改
a.當文件和資料需要更改時，應由文件更改人或更改部門填寫《文件和資料更改申請表》，說明更改的理由依據和更改內容，如更改涉及其它部門時，應重新會審 。
b.文件更改原則上應由原審批人審批，當原審批人不在或需指定其它人員審批時，則該人應得到相應的授權書和文件審批所需的有關背景資料 。
c.經更改審批的文件，由審批人填寫《文件和資料更改通知單》，并發至有關部門 。
d.文件持有人根據《文件和資料更改通知單》的指令，直接在文件的相應處進行更改，但應確保內容的正確、清晰，并將《文件更改通知單》附于文件后或收回原文件，并做好發放登記 。
e.文件更改后，文件更改部門應將更改內容審批件存檔備查 。
f.文件更改應做好記錄和標識 。
9、作廢的文件應加蓋“作蓋”印章，已作廢、失效的文件應在文件的使用場合中撤出 。
10、文件和資料的保管
a.文件和資料持有人應妥善保管好所用的文件資料，防止丟失、損壞，若損壞丟失應向主管領導報告，批準后按二.5和二.6辦理 。
b.文件資料的存檔按公司檔案管理辦法規定辦理 。

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