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采購部門規章制度及處罰條例 采購管理制度

采購管理制度

采購管理制度（采購部門規章制度及處罰條例）
一：計劃
（一）接計劃時必須記錄時間、報計劃人、品名、規格型號、材質及特殊要求， 使計劃準確無誤， 如因粗心大意記錄不全或不正確而導致貨物不符合買方要求， 由接計劃人負責協調處理， 并記過一次， 雷同事件發生三次或影響惡劣罰款一百元 。
（二）計劃中有新的貨物或原有貨物價格發生變化， 應通知財務并向總經理書面匯報、確認 。
（三）接到計劃由最少3個業務員各提出至少一個各不相同的廠家， 綜合對比各個廠家的貨物的價格和質量， 部門經理和業務員共同協商確定最合適的廠家（貨物的價格和質量最合適的廠家）， 由提出該廠家的業務員聯系該廠家采購， 另外兩個業務員監督 。
二：采購
（一）凡可以在廠家購買的貨物， 必須在廠家采購 。
（二）行賄、受賄、貪污每發現1元罰50元， 累計罰款500元者， 請自覺離開公司 。
（三）工作實事求是， 不得弄虛作假 。 凡弄虛作假者， 每發現一次， 視其造成后果嚴重程度， 處以10—100元罰款 。
（四）在購貨至發貨過程中， 業務人員如因粗心、不負責等原因造成貨物丟失， 且不主動上報情況者， 照價（售價）賠償并處以10－100元罰款 。
三：發貨
（一）發貨前業務人員當填寫一式三聯的派車單， 其中兩聯由趙總簽字認可后， 一聯由業務員留存備查， 第二聯交予會計作帳， 最后一聯由業務人員在裝貨后簽字后給司機留作結算憑證 。
（二）發貨單必須清楚準確地列出：
（1） 發貨時間 。
（2） 送貨人（貨車司機） 。
（3） 貨物的種類、品名、規格、數量 。
【采購部門規章制度及處罰條例 采購管理制度】 注意：如有寄的貨必須讓捎貨人在貨單上簽字 。
（三）回單由填寫發貨單的業務人員核對， 無誤后， 叫會計， 會計在發貨單存根上簽字確認 。


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四：款、票報銷事宜：
（一） 業務人員每人手中存放500元備用金 。 所購貨物價值小于500元不得申請預付貨款 。
（二） 付貨款時盡可能從銀行帳上走， 不能從銀行走的或數額 大的現金款， 必須向領導申報， 得到書面確認方可 。
（三） 報銷代提貨物費用時， 必須在報銷單后附有代提貨物明細表和費用細則， 到王總監處登記簽字， 再由趙總簽字后方可到出納處報銷取錢 。
（四） 購貨后兩天內報賬， 逾期的報銷單后必須附有趙總簽字認可的情況說明 。
（五） 貨款報銷時， 應附有購貨發票， 如發票暫時不能回來， 給會計打欠條,欠條中應列出 ‘材料名稱’‘數量’‘金額’， 發票返回時間， 如逾期未回， 且未得到趙總認可， 視情節輕重予以不同程度處罰 。
（六） 拿回發票要核對發票上的‘公司名稱’、‘帳號’、‘稅號’、‘材料名稱’‘數量’‘金額’ 。
（七） 購進貨物款項報銷流程：
1.購買貨物的業務員填寫報銷單， 簽字 。
2.由負責監督的業務員確認簽字 。
3.由部門經理確認簽字 。
4.由出納簽字證明已登記入庫 。
5.由會計簽字記入庫存帳 。
6.由趙總簽字準許報銷 。
7.到出納處報銷取錢 。

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