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小技巧：Excel高效數據校驗的兩種方法您需要了解的

電腦知識excel

在用Excel錄入完大量數據后 ， 不可避免地會產生許多錯誤 。 通常而言 ， 多數用戶都是一手拿著原始數據 ， 一手指著計算機屏幕 ， 進行手工的數據校驗 ， 這不但容易導致眼睛疲勞 ， 而且效率不高 。 為此 ， 筆者特向大家介紹兩種輕松且高效的數據校驗方法
一、語音校驗法
【小技巧：Excel高效數據校驗的兩種方法您需要了解的】我們可以使用Excel的“文本到語音”功能 ， 將Excel工作表中的數據讀出來給我們聽 ， 這樣就可讓耳朵和眼睛并行工作 ， 以輕松實現數據的校驗 。 具體操作如下：在Excel工作表中選定需要校驗的數據 ， 執行“工具→語音→文本到語音”命令 ， 打開“文本到語音”工具欄（見圖1） 。

小技巧：Excel高效數據校驗的兩種方法您需要了解的

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然后 ， 根據自己的需要 ， 單擊工具欄上的“按行”或“按列”按鈕來設定朗讀順序 。 接著 ， 準備好原始數據 ， 再單擊“朗讀單元格”按鈕即可開始數據校驗（提示：在朗讀前別忘了打開音箱或戴上耳機喲） 。 不過 ， 有些用戶可能會發現自己的計算機只能朗讀數字或英文單詞 ， 而不能朗讀中文 。 這該怎么辦？別急！此時 ， 你還需要做點小小的設置 。 打開控制面板 ， 雙擊其中的“語音”項 。 在“文本→語音轉換”選項卡中將“語音選 擇”由“Microsoft Sam”改為“Microsoft Simplified Chinese”即可 。 再試試 ， 是不是中文也可以讀出來了？
當然 ， 也有用戶可能會問 ， 能不能在錄入時就通過語音來校驗數據呀？行 ， 沒問題！單擊工具欄上的“按回車鍵開始朗讀” 。 此時 ， 當你在單元格中錄入數據并回車后 ， Excel就會立即將數據讀出來了 。
二、公式審核法
有時 ， 我們錄入的數據是要符合一定條件的 ， 例如 ， 對于學生成績表而言 ， 其中的數據通常是0～100之間的某個數值 。 但是 ， 在錄入時由于錯誤按鍵或重復按鍵等原因 ， 我們可能會錄入超出此范圍的數據 。 那么 ， 對于這樣的無效數據 ， 我們如何快速將它們“揪”出并予以更正呢？讓我們用公式審核法來解決這類問題 吧 。 下面筆者以一張學生成績表為例進行介紹 。
首先 ， 打開一張學生成績表 。 然后 ， 選中數據區域（注意：這里的數據區域不包括標題行或列） ， 單擊“數據→有效性”命令 ， 進入“數據有效性”對話框 。 在“設置”選項卡中 ， 將“允許”項設為“小數” ， “數據”項設為“介于” ， 并在“最小值”和“最大值”中分別輸入“0”和“100”（見圖2） ， 最后單擊“確定”退出 。
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接著 ， 執行“視圖→工具欄→公式審核”命令 ， 打開“公式審核”工具欄 。 好了 ， 現在直接單擊“圈釋無效數據”按鈕即可 。 此時 ， 我們就可看到表中的所有無效數據立刻被紅圈給圈識出來了（見圖3） 。
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根據紅圈標記的標志 ， 對錯誤數據進行修正 。 修正后紅圈標記會自動消失 。 這樣 ， 無效數據就輕松地被更 正過來了 。
根據紅圈標記的標志 ， 對錯誤數據進行修正 。 修正后紅圈標記會自動消失 。 這樣 ， 無效數據就輕松地被更正過來了 。

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