Execl具有電子表格、圖表和數據庫等功能 ， 但是 ， 它不能像數據庫軟件那樣逐條打印記錄 。 Word可以通過多種方式共享Excel數據 ， 作為Excel數據輸出的載體 ， 彌補Excel的不足 。 現以常見的工資條打印為例 ， 介紹Word合并Excel數據的方法 。
1、 創建Excel數據表
在Excel中創建一個工作表 ， 在首行各單元格中依次輸入工資項目(即列標題) ， 例如：序號、姓名、崗位工資、工齡工資等 ， 它們是Excel數據被Word識別并調用的依據 。 在第二行依次輸入每人的工資數據 ， 工作表中的計算單元格應事先設計好公式 。 數據輸入并完成計算之后 ， 以“工資表”為名保存 。
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2、創建Word模板
在Word中新建一個文件 ， 頁面設置為A4紙 ， 按照應打印工資項目的名稱 ， 制作出一個表格 ， 在一頁紙中設計能打印3-4個工資條 ， 將其另存為模板備用 。
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3、使用共享數據
用工資條模板新建一個Word文檔 ， 右鍵單擊工具欄 ， 選擇“郵件合并”命令 ， 打開“郵件合并”工具欄 ， 單擊“打開數據源”按鈕 ， 在打開對話框中雙擊存放的數據表 ， 打開“選擇表格”對話框 ， 選中包含有數據的工作表 ， 單擊“確定”按鈕 。
【Word、Excel配合-按人頭打印工資條讓您無可匹敵】
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將光標插入表格第一個項目的位置(例如 ， “序號”下的單元格) ， 單擊“郵件合并”工具欄中的“插入域”按鈕 ， 打開“插入合并域”對話框 。 單擊“數據庫域”選項 ， 再選中“域”列表中的“序號”選項 ， 單擊“插入”按鈕就可以將序號合并域插入到表格中 。
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以上操作完成后 ， 單擊“關閉”按鈕 ， 將光標放入表格第二個項目的位置 ， 例如 ， “姓名”下的單元格 。 再次打開“插入合并域”對話框 ， 再選中“域”列表中的“姓名”選項 ， 單擊“插入”按鈕就可以將序號合并域插入到表格中 。
重復上面的操作將所有合并域插入工資條中的對應位置 。
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工資條文檔中的文字也可像普通文字那樣進行設置 ， 完成以后 ， 單擊“郵件合并”工具欄中的“合并到新文檔”按鈕 ， 即可在打開的對話框中選擇合并記錄的范圍 。 如果需要生成所有員工的工資條 ， 可以選中“全部”選項；打印當前記錄時可選中“當前記錄”選項；否則可以選中“從”選項 ， 然后輸入記錄的起止序號 ， 單擊“確定”按鈕就會在新文檔窗口生成工資條 。
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