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避免填寫失誤-用Excel輕松套印支票圖文攻略教程

電腦知識excel

對于財務人員來說填寫支票是一項重要的日常工作 。 使用電腦進行支票套印既可減少工作量 ， 又能有效地避免填寫失誤 ， 顯然是個不錯的選擇 。 下面就以Excel2003為例介紹一下套印支票的具體操作 。
一、精確設置套印位置
為了獲得支票圖樣 ， 你需要一臺掃描儀或數碼相機 。 把支票放入掃描儀 ， 掃描分辨率設定為100dpi、縮放比100 。 在預覽圖形上調整掃描區域框使它盡量靠近支票邊 ， 或者在掃描后再用圖形處理軟件進行修剪 。 最后把掃描的圖像處理后保存為ZP.bmp 。
編注：如果用數碼相機拍照 ， 可以將照片在Photoshop軟件中放大尺寸 ， 使它和實際的支票尺寸相同 。
1．設置定位背景
啟動Excel ， 單擊菜單欄的“格式/工作表/背景…”打開工作表背景對話框 ， 把剛才保存的ZP.bmp設定為背景 。 單擊工具欄上顯示比例的下拉列表框 ， 把顯示比例設定為106% 。
注：106%的比例是這樣得來的 。 在把掃描的支票圖設置為電子表格背景后 ， 設置顯示比例為100% ， 用繪圖工具欄中的“矩形”工具畫一個與背景支票等高的矩形 ， 打印出來 。 量得打印出的矩形高為8.5厘米 ， 直接量取支票的高度為8厘米 ， 8.5÷8＝106%就是所需的比例 。 //本文來自電腦軟硬件應用網www.45it.com
2．設置界面及數據定位
通過拖動行、列標題的邊界調整行高列寬 ， 再配合使用格式工具欄中的“合并及居中”按鈕 ， 讓支票中要每個要填寫的位置均正好與一個單元格重合 。 對于日期的年月日、小寫金額的個十百千的格子都只要合并在一個單元格就夠了 。 對周圍無關的單元格全部設置填充色以突出顯示支票 。 然后在支票下面的16行設計一個表格用于輸入支票中的基本內容 ， 并輸入數據以便下一步設置時參考（圖1） 。
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二、格式及公式1.基本公式在C3、C4、B10單元格分別輸入公式＝I16、＝K16、＝B16以顯示科目、對方科目和金額 。 出票日期B7、H2都輸入＝F16 ， 收款人B9和H3＝A16 ， 用途B11和G7＝H16 。 這一步讓支票上的各個單元格分別引用16行中的相應單元格數據 。 2.格式設置選中A1：E13存根區設置為8號字、宋體、左對齊 。 再選中F1：L13支票區設置為10號字、宋體 ， 左對齊 。 選中H4設置14號字 ， 單擊工具欄上的“B”按鈕設置文字加黑 ， 以突出顯示大寫金額 。 選中B9 ， 右擊選擇“設置單元格格式” ， 在“對齊”選項卡中單擊選中“縮小字體填充”復選項 ， 以防收款人名過長時顯示不完 。 同樣對H3、H4設置“縮小字體填充”格式 。 選中存根的金額B10 ， 右擊從 “設置單元格格式”的“數值”選項卡中設置分類為貨幣、小數2位 。 3.小寫日期選中存根出票日期的B7單元格 ， 右擊選擇“設置單元格格式” ， 在“數字”選項卡的“分類”列表中選擇“自定義” ， 在“類型”輸入框中輸入“yy mm dd” ， 不含引號且在yy與mm、mm與dd間均有4個半角空格（圖2） 。 確定后就可以看到日期已經對準了 。 在類型中通過增加或減少半角空格數可直接調整年月日的間距 。
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4.大寫日期選中H2設置文字水平居中對齊 ， 把字號設置為10號 。 右擊H2選擇“設置單元格格式” ， 在 “數字”選項卡的“分類”列表中選擇“自定義” ， 在“類型”輸入框中輸入“[DBNum2]yyyy mm dd” ， 不含引號且年月日間同樣以4個半角空格分隔 ， 確定后 ， 再適當調整H列寬度讓日期對正位置即可 。 5.小寫金額在小寫金額的J5中輸入公式=IF(B16<100000000,"￥",) &WIDECHAR(ROUND(B16,2)*100) 。 公式前半部分表示當數值小于1億時才顯示￥ ， 后面的WIDECHAR()作用是把單字符轉成雙字符 ， 其效果就相當于在各個數字間插入1個空格增大數字間距 ， 然后只要適當調整字號就可以得到所需的間距 ， 在此設置為10.5號字就差不多了 。 最后選中J5設置右對齊 ， 再調整K列寬讓各個數字對正相應格子即可 。 注：對于字號列表中沒有的字號 ， 只要在工具欄上的“字號”輸入框中直接輸入數字如10.5 ， 然后回車即設置為10.5號字 。 6.大寫金額的處理在大寫金額的H4單元格中輸入公式=IF(INT(B16)=0,"",TEXT(INT (B16),"[DBNum2]")&"元")&IF(OR(INT(B16*10)=0,INT(B16)=B16),"",IF (INT(B16*10)=INT(B16)*10,"零",RIGHT(TEXT(INT(B16*10),"[DBNum2]"),1)&" 角"))&IF(INT(B16*100)=INT(B16*10)*10,"整",RIGHT(TEXT(ROUND(B16,2)," [DBNum2]"),1)&"分") ， 回車確認后馬上可以看到自動顯示的大寫金額 。 最后完成的效果如圖（圖3） 。

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