三、用于郵件合并
要把剛才創建的通訊錄文檔直接用于郵件合并很困難 ， 因為這個文檔包含了通訊錄清單之外的數據 ， 如標題等 ， Word不承認該文檔是合法的郵件合并數據源 。 另一方面 ， 我們可以肯定表格確實包含了郵件合并所需的數據 ， 因此我們只要利用現有文檔的數據創建第二個文檔（稱為數據源文檔） ， 使第二個文檔只包含表格數據 ， 就可以將它用于郵件合并 。
這種方法有一個缺點 ， 每當我們在原始文檔的表格中修改或添加了新的資料 ， 第二個文檔也必須修改 ， 不僅不方便 ， 而且容易出錯 。 但我們可以另想一種更好的辦法 ， 那就是使用鏈接 。 在數據源文檔中插入一個鏈接 ， 使鏈接指向原始文檔的表格 ， 當原始文檔的數據改變時 ， 只要打開數據源文檔執行郵件合并 ， Word就會自動應用新的數據 。
下面介紹一下具體的操作步驟 。 打開原始文檔 ， 再新建一個文檔作為數據源文檔 。 在原始文檔中選中包含郵件合并數據的表格 ， 按Ctrl+C復制 。 轉到數據源文檔 ， 選擇菜單“編輯”→“選擇性粘貼” ， 如圖六 。
文章插圖
圖六
圖六對話框中 ， 選擇“粘貼鏈接”選項 ， 從列表選擇HTML格式（一般是默認選擇） ， 然后點擊“確定” 。 如果對話框中的“粘貼鏈接”選項被禁用 ， 很可能是由于復制原始文檔的內容之前沒有保存 ， 只要保存一下原始文檔 ， 然后重新復制一下就可以了 。 接下來將數據源文檔保存到“我的文檔”里面的“我的數據源”文件夾（如果沒有就新建一個） 。 完成后關閉數據源文檔 。
為了驗證鏈接是否有效 ， 現在改動一下原始文檔的表格 ， 或者新增一個記錄 ， 然后保存并關閉原始文檔 。 接下來打開數據源文檔 ， 可以看到表格的內容也已經自動更新 。 由于我們用鏈接代替了實際的數據 ， 所以現在只需要管好原始文檔的一批數據 ， 再也不必做同一個數據改二次的笨事了 。
再來看看郵件合并操作怎樣利用剛才創建的數據源文件 。 啟動Word2002 ， 選擇“工具”→“信函與郵件”→“郵件合并向導” 。 選擇文檔類型“電子郵件” ， 點擊“下一步：正在啟動文檔” 。 選擇“使用當前文檔” ， 再點擊“下一步：選取收件人” 。 選擇“使用現有列表” ， 點擊“瀏覽” ， 找到剛才保存在“我的數據源”文件夾的數據源文件 ， 點擊“確定” 。 這時 ， Word顯示出收件人選擇對話框 。 從這里開始 ， 剩余的操作就跟平常執行郵件合并時完全一樣了 。
丁香姐姐提示：不要去修改保存在“我的數據源”里面的數據源文件 ， 即使你改動了表格的內容且強行保存 ， 改動結果也會不“穩定” ， 下次改動原始文檔之后 ， 再次打開數據源文件時仍會出現原始文檔的數據 ， 因為真正保存在數據源文件里的只是一個鏈接 。
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