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如何寫出一個優秀的年會策劃案

文案策劃小知識

眼下， 又快到年底了， 許多單位又要籌備年會了 。 如果你們單位領導把辦年會的活動策劃任務交給你， 你該怎樣策劃把這個活動辦好呢？
任何一場活動， 首先都需要一個詳細的可執行的活動策劃案 。 辦年會也是如此， 雖然都是單位內部人員， 某些方面可以隨便點， 但由于活動關系到團隊關系的融洽， 因此作為活動策劃者一點也不能馬虎， 必須顧及方方面面， 周密安排 。
如何寫出一個優秀的年會策劃案
具體來講， 一個年會策劃案內容應包括活動目的、場地準備、現場安排、活動準備、人員職責、經費預算等， 每一個部分都非常重要 。
1.明確活動目的， 突出特色和主題
為什么要花錢舉辦年會活動？當然是有目的的 。 而和這個目的息息相關的就是本次年會的主題 。 有的單位是多少周年慶， 有的單位是今年業績翻了多少倍， 有的單位可能是拿到了多少個好項目， 有的單位可能是制定了下一步的大目標， 每個單位對于這一年的關鍵詞都不一樣， 而年會目的就要結合年會的主題進行闡述， 對于不同的年會主題應該給員工、給外界傳達什么樣的信息， 都需要在目的中闡述清楚 。 除了這些個性特色， 年會還常帶有加深職工交流， 營造團結活潑的團隊氛圍， 激發職工干事創業活力的目的 。
如何寫出一個優秀的年會策劃案
2.明確年會場地， 注重適度與功能
選擇年會場地， 要全方位考慮實際需要， 注重適度與功能 。 選擇場地需要注重以下幾方面的事項：
一是會場地理位置 。 會場的地段是否比較偏， 單位大部分員工前往這里需要的時間大概需要多久， 有無地鐵站， 有無公交車站， 公交車的收班時間大概是多少， 公交車站和附近的地鐵站有無公共站點提供換成， 會場附近打車是否方便， 會場是否方便尋找， 等等， 這些因素都需要從實際情況出發綜合考慮到 。 如果單位能夠安排車輛接送那就更好啦 。
二是會場的大小 。 活動場地規模宜量力而行 。 考慮到會場的人員接納量， 建議在參會人數基礎上上浮20% 。 因為一般年會期間會安排一些團隊互動活動， 為了不顯得擁擠， 所以會場適當寬松點為佳 。
三是會場的效果 。 舞臺效果是否可以達到預期效果， 燈光可以如何控制、音效如何、燈全亮和燈全滅是什么效果 。 對于舞臺的搭建效果， 需要在沒人的時候查看一次， 另外還需要在會場充滿人的情況下查看一次， 可能是其他公司或組織在使用會場的時候， 看看他們的會場效果， 這樣可以很好的預見自己公司使用這個會場時候的現場效果 。
四是會場的配套設施 。 更衣間與后場間是否可以一氣呵成， 舞臺旁邊需要必備一個換衣間和后場間， 可以使觀眾在沒有打擾的情況下享受整場年會 。 有的會場需要表演人員拿著衣服奔向場外的洗手間換衣服， 然后在奔到舞臺兩旁進行后場， 一場年會下來， 表演人員一直都在來回穿梭， 是一個很差的體驗 。 其他還有一些小的選擇標準， 如何會場的網絡情況、停車場地等等， 這些項目可以根據單位的自身情況加入選擇標準中 。
如何寫出一個優秀的年會策劃案
3.明確現場流程， 嚴把時間節點
年會現場的流程必須嚴謹， 每一個時間點， 對應一個活動內容， 時間點要具體到分鐘 。
入場貴在有序 。 一定要考慮到人的流動順序， 不要讓參會者來回流動， 這會讓本來人就比較多的會場因為人員的反復進出， 更加擁堵 。 比如， 合理的流程是參會者先排隊簽到， 簽到完成后隨即入場就坐， 然后再組隊進行合影拍照 。 不合理的流程是先入場就坐， 然后再出來排隊簽到， 然后再到場外進行拍照留念 。 這樣的安排就沒有遵循人的流動順序， 使得現場混亂不堪 。
暖場貴在溫馨 。 在正式開始前， 需要考慮到就坐的員工的體驗， 可以是放一些熱場曲， 也可以是播放單位相關的一些視頻， 可以是單位曾經制作過的視頻， 也可以是專門為本次年會制作的視頻， 或者是領導對大家的寄語， 等等 。 播放這些視頻的好處是可以幫助員工醞釀情緒， 老員工可以從中感受到更多的存在感， 讓所有人提前都參與進來 。
致辭貴在激情 。 領導的致辭環節一定要安排的特別隆重， 這是一個老板展示自己魅力的機會， 所以致辭稿要飽含激情 。 同樣， 這也是一次員工了解領導的機會， 很多員工平日里可能與老板都只有擦肩而過的機會， 那這一次致辭便是讓所有員工來了解老板 。 領導致辭， 可以與員工的互動， 讓會場氣氛達到最高點 。

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