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審計人員必須學習的十二個word妙招來看看

電腦知識Word

審計人員在運用Word時常遇到一些小問題不得解決 ， 下面提供一些針對這個職業的Word技巧 。
一、解決WINDOWS XP/2000環境下Word中仿宋、楷體_GB2312等三號字體顯示模糊的辦法
目前審計人員在使用筆記本電腦或液晶顯示屏時的操作系統多為WINDOWS XP/2000 ， 在此環境下 ， 打開Word使用國家規范文書字體中仿宋、楷體_GB2312 三號字時 ， 電腦顯示屏可能會出現文字有毛邊模糊的現像 ， 很令人心煩 。 有時審計人員會認為是計算機固有的或者想調整也不知道從何入手 ， 以致輸入時間一長會頭昏眼花 。 其實解決辦法很簡單 ， 不管是在WINDOWS XP還是在WINDOWS2000中 ， 你打開桌面 ， 右擊鼠標 ， 出現菜單 ， 選擇“屬性”——“外觀”——“效果”——將“平滑字體邊源”前的勾去掉 ， 再點擊“應用”——“確定” ， 問題就解決了 ， 再看看效果是不是不一樣?
二、不切換輸方式,快速輸入數字中的小數點
審計人員在結束現場審計工作 ， 編制審計報告時 ， 需要輸入大量的審計數據 ， 你如果是用安裝office時攜帶的五筆字型或拼音輸入法 ， 會為輸入數字中的小數點而在中文與英文輸入法間不斷調整而煩惱(使用陳橋五筆不會出現這些問題 ， 它會輸入數據后接著數據時自動將數據間的句號修改為小數點) 。 不過利用Word工具中的“自動更正”可解決此問題 ， 讓你一勞永逸 。 方法：打開“工具”——“自動更正”——“自動更正” ， 在“替換”“替換為”中分別填上“ 。 。 ”、“.”(小數點) ， 點擊“確定” ， 回到Word輸入界面 ， 在輸入數據后輸入兩個“ 。 ” ， 再輸入數據 ， 看看“.”是不是變成了小數點“.” 。 這一方法會讓你在輸入小數點是多輸入一個“ 。 ” ， 不過比每次輸入數據中需輸入小數點時需要在輸入方法間調整要方便多了 。 按此辦法進行后 ， 你在Excel中用同樣的輸入方法 ， 就可以快速輸入數字中的小數點 。 此法可用于文字材料中的序號更正、如將“1、”改“⒈” ， 年份中“零”的更正、如將“二00”改為“二○○”;公文年份中“括號”的更正、如將“(”“[”改為“〔” 。
三、巧用版本信息 ， 保存所有修改前后文件的原始面目
我們在編寫審計報告等文字材料時 ， 需要經過主審、組長等多次修改 ， Word中雖然為“修訂”提供了一些功能 ， 卻不能保留每一次修改后的記錄 ， 但為了保證電子文檔修改前后的真實性 ， 審計人員有時需要在每修改后都保存一個文件并且還說明是什么時間誰修改的 ， 其實這是一個很麻煩的事情 。 在Word中“版本”功能 ， 對上述問題迎刃而解 ， 用一個Word文件保存所有修改信息、保留所有修改文件的原貌 。 建好了一個Word文件后 ， 首先選擇一下“文件”——“版本”——“現在保存” ， 輸入文檔撰稿人、建檔時間以及其他需要說明的事項 ， 當審稿人修改時打開文檔后先打開“文件”——“版本”——“現在保存” ， 再輸入文檔修改審稿人、修改時間以及其他需要說明的事項 ， 然后進行文件處理 ， 最后保存文件 ， 至此一個完整全面反映一個審計報告或其他文檔的修改、審定等全部電子文檔集中在一個電子文檔中 ， 你可打開查看所有修改稿的前后情況 。
四、妙用“Ctrl+Z” ， 取消自動項目編號
在沒有改變Word缺省設置的情況下 ， 輸入：“一、基本情況”后再換行時 ， 系統會自動將其行為變成項目自動編號形式 ， 并在下一行添加了“二、”字樣 。 這時如果按BackSpace鍵 ， 可以刪除第二行中的項目編號 ， 并不能消除第一行中的項目編號形式 ， 也就是說第一行中的“一、”已經變成項目編號了 ， 不可選 ， 在我們繼續輸入文字后 ， Word的“自動項目編號”就會直接影響著文檔的排版效果 。 如何去除?用“Ctrl+Z”就可發揮作用了 。 我們在輸入“一、基本情況”敲回車后 ， 順手按一下“Ctrl+Z” ， 一切都OK了 ， 第一行還是原來的樣子 ， 一點也沒變 。 其原因是Word系統中有“自動更正”的功能 ， 可以按照一些約定將鍵入的內容自動更正 。 比如我們輸入“1、計算機的實際應用”并敲回車后 ， 系統自動做了兩個動作 ， 一是換到下一行 ， 二是自動將這兩行變為自動編號的形式 。 “Ctrl+Z”的作用是撤消上一個操作 ， 恢復到以前的某一步 。 我們按了一下“Ctrl+Z” ， 剛好取消了第二個動作 ， 系統只做一個動作 ， 而沒有做自動編號 ， 所以在此以后的動作中 ， 系統不再使用自動編號功能下的“自動更正” (即“自動更正”為自動編號形式) ， 你可以按你的需要編制段落標題號了 。

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