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審計人員必須學習的十二個word妙招來看看( 二 )

電腦知識Word


五、運用“編輯——選擇性粘貼”功能 ， 方便編輯復制文本資料
我們有時在有關軟件界面中復制有關選區后 ， 在Word中采用“粘貼” ， 往往會將原有的格式復制過來 。 如在Excel中復制幾列幾行文字或數據后 ， 在Word中“粘貼” ， 則會將表格格式復制過來 ， 而不是純文本形式;在瀏覽網頁時選好區域復制后 ， 在Word中采用“粘貼” ， 則會將網頁形式復制下來 ， 使你無法進行文字編輯 。 如果你采用“編輯”——“選擇性粘貼”——“無格式文本” ， 則一切問題可以解決了 ， 復制過來的是純文本格式 ， 你可對復制過來的文本自主編輯了 。
六、巧用“替換”功能 ， 刪除Word文檔多余的空行
【審計人員必須學習的十二個word妙招來看看】 有時候需要刪除Word文檔中有許多空行(如從網站查找到復制過來的純文本形式的法規文件) ， 一行一行的刪除費時費力 ， 這時我們可用“替換”功能來輕松解決(在WPS中刪除空是很方便的) ， 主要方法：
打開“編輯——替換” ， 把光標定位在“查找內容”輸入框中 ， 單擊“高級”按鈕 ， 選擇“特殊字符”中的“段落標記(P)”兩次 ， 在輸入框中會顯示“^P^P” ， 然后在“替換為”輸入框中用上面的方法插入一個“段落標記(P)”(一個“^P”) ， 再按下“全部替換”按鈕 。 這樣多余的空行就會被刪除 ， 如果發現還有一些去不掉 ， 可再重復一下就可以了 ， 如果是在處理復制網頁文章時還會出現段落標記后有一些空格 ， 那你就試一下在查找中的“^P”加個空格 ， 再加上“^P” ， 替換為“^P” ， 那么從網上下載一些文字材料出現的空行太多使得行數居高不下問題就自然解決了 。
此時如果上面的方法去不了空行 ， 那你需要細心看一下換行段落標記 ， 是自動換行(頁面行末顯示的符號是“?”) ， 還是手動換行(頁面行末顯示的符號是“↓”) ， 前面去空行的是自動換行符 。 對文件中手動換行符(“Shift+回車”)形成的空行 ， 在替換時需要選擇“特殊字符”中的“人工換行(L)”兩次 ， 即用“^l^l”替換成“^l” ， 空行便可去除 。 總之用替換的方法來刪除空行時 ， 要靈活對待查找的內容 ， 不然可換不了啊 。

七、用“表格——標題行重復”功能 ， 實現在每一頁上都能打印行標題、且做到自動滿頁顯示
在Word中文字編排時難以實現每一頁上都重復打印一個行標題 ， 如果采用表格功能 ， 設置不好 ， 最后一頁是有多少行打多少行 ， 也沒有標題 ， 不能實現滿頁打印 。 如果你用一下Word中的“表格——標題行重復” ， 就可以實現這個功能 。 方法：先復制Excel表至Word中用“粘貼”功能 ， 再選擇所需要設為標題行的部分 ， 點擊“表格”——“重復標題行”就完成了 。 試一下 ， 在標題行外的空格連續中輸入數據或文字 ， 換行 ， 至第二頁 ， 是不是自動滿頁顯示?此功能在處理進行工程決算審計表中 ， 你需要在Word表格中連續輸入需要每頁有文本標題顯示的、同時在次頁需要滿頁顯時就起作用了 。
八、利用“插入-對齊方式-頁碼-內側”功能 ， 讓文稿正反的頁碼能在正確位置打印
在打印審計報告或其他文件需要正反打印時 ， 我們會先將⒈⒊⒌⒎⒐頁碼先編在右側 ， 先打這幾頁 ， 然后再對反面的⒉⒋⒍⒏⒑頁的頁編排在左側 ， 再進行打印 ， 這樣打印后頁碼就自然對映 ， 如果搞錯了 ， 那就要浪費紙張了 。 不過你采用“插入-對齊方式-頁碼-內側”功能后 ， 只要在打印界面上先打⒈⒊⒌⒎⒐頁 ， 然后將紙反過來再打⒉⒋⒍⒏⒑頁 ， 這樣處理后頁碼自然對齊了 。
九、解決文字輸入中的首行縮進兩個字符問題
在你正常輸入文本時首先確定首行縮進兩個字符 ， 你在“段落——縮進與間距——特殊格式”中確定需要首行縮進兩個字符 ， “段落——縮進與間距——度量值”有時會顯示厘米 ， 這樣就無法精確計算兩個字是多少 。 如何處理?先選擇區域 ， 再選擇一下字體“宋體” ， 再選擇“段落”——縮進與間距——特殊格式——首行縮進” ， 再選擇“度量值”便會出現縮進兩個字符了 ， 點擊一下 ， 以后你就不用再考慮應縮進多少厘米了 。

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