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Word文檔格式也能“查找與替換”幫助升級的技巧

Word電腦知識

查找與替換功能是Word軟件中比較常用的編輯處理方法， 我們不但可以用它來替換文字， 還可以替換特殊字符， 比如去除文檔中不需要的多余符號等 。 其實格式類元素也是Word查找與替換功能中不可或缺的重要因子， 如果能方便地對文檔格式也進行查找與替換， 可以讓我們的工作輕松不少 。 下面介紹兩種具體應用 。
快速改變圖片格式
把特殊符號類元素轉換為格式類元素， 這種替換形式的目的是使這個特殊符號類達到一種特定的格式要求， 以使文檔的排版更加美觀 。
應用場景：對于一篇文字與圖片混排的文檔， 有時需要統一設置一下圖片的格式(如統一居中) 。 未替換格式文檔效果如圖1所示 。 如果圖片數量較少， 可以手工修改， 但是遇到數量較多的圖片展示類文檔， 修改圖片格式就是個費時費力的活了， 此時就是運用這種替換形式的最好時機 。
【Word文檔格式也能“查找與替換”幫助升級的技巧】 按下Ctrl+A組合鍵選中整個文檔 。 按下Ctrl+H組合鍵調用“查找與替換”菜單項中的“替換”標簽卡 。 單擊“高級”按鍵， 出現高級選項 。 將光標定位到“查找內容”項上， 首先清除原來的設置內容， 并單擊“不限定格式”按鍵， 以使所有圖片都成為查找對象 。 然后鼠標單擊“特殊字符”按鍵， 在出現的下拉菜單中選擇“圖形”， 這時會在“查找內容”項內出現“^g”字樣， 這就是“圖形”的快捷鍵 。
將光標定位到“替換為”項上， 首先清除原來的內容， 鼠標單擊“不限定格式”按鍵， 以清除上次的格式設置 。 然后鼠標單擊“格式”按鍵， 在出現的下拉菜單中選擇“圖文框” 。 會出現“替換圖文框”設置框 。 在“尺寸”欄內將“高度”和“寬度”分別設為“自動設置” 。 在“水平”欄內將“位置”設為“居中”， “相對于”設為“頁邊距” 。 在“垂直”欄內將位置設為“0厘米”， “相對于”設為“段落” 。 并勾選隨后的“隨文字移動”和“鎖定標記” 。
設置完成后， 單擊“確定”按鍵 。 回到“查找與替換”設置欄后， 單擊“全部替換”按鍵 。 文檔最終效果如圖2所示 。
快速輸入公司標志
把格式類元素替換為特殊符號類元素， 這種替換形式是第一種替換形式的逆過程 。 主要目的是將某種具有特殊格式的內容轉換為特殊符號類中的任一元素， 以期達到編輯文檔的特殊要求 。
應用場景：在某些文檔中需要經常輸入公司的標志等圖片， 一張張地插入顯然很費事， 此時就是這種替換形式的用武之地 。
在文檔輸入過程中將需要插入圖片的地方輸入“公司標志”字樣 。 文檔輸入完成后， 依照第一種替換形式的格式替換方法將“公司標志”字樣的格式替換為“突出顯示” 。 效果如圖3所示 。 按下Ctrl+C組合鍵復制設計好的公司標志圖片 。
按下Ctrl+A組合鍵選中整個文檔 。 按下Ctrl+H組合鍵調用“查找與替換”菜單項中的“替換”標簽卡 。 單擊“高級”按鍵， 將光標定位到“查找內容”項上， 首先清除原來的設置內容， 并單擊“不限定格式”按鍵， 以清除上次的格式設置 。 然后鼠標單擊“格式”按鍵， 在出現的下拉菜單中選擇“突出顯示”， 這時“查找內容”項內顯示為空， 但是它的下面會提示“格式：突出顯示”字樣， 表示此次的替換對象為設置了“突出顯示”效果的格式 。
將光標定位到“替換為”項上， 首先清除原來的內容， 鼠標單擊“不限定格式”按鍵， 以清除上次的格式設置 。 然后鼠標單擊“特殊字符”按鍵， 在出現的下拉菜單中選擇“剪貼板內容” 。
在“替換為”項內會出現“^c”字樣， 這是對應“剪貼板內容”的快捷鍵 。 單擊“確定”按鍵后， 回到“查找與替換”設置欄， 單擊“全部替換”按鍵 。 文檔最后效果如圖4所示 。 這樣就實現了快速輸入公司標志的效果 。

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