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法規生活百科


Humana負責保密工作的緊急小組制定了一個行動計劃，第一項就是所謂的“清理桌面制度”，要求每個人在結束一天工作后不得將病人的信息留在桌面上 。執行這一政策等于分擔了公司的安全工作，保證所有桌面都能通過檢查 。
此外，公司要求員工將密碼記在腦子里，而不是寫下來 。HIPAA法規建議定期更改密碼，而且密碼必須具有一定的復雜度 。對于Humana而言，密碼自動生成程序是法規遵從的關鍵，而原有密碼生成系統不能勝任 。為此，Humana購買了新系統 。
根據HIPAA法規，對員工進行病人數據管理的培訓同樣至關重要 。在Humana，每個員工都要接受法規遵循培訓 。勞拉手下負責法規遵從的工作人員制訂了培訓課程，員工可以親自參加培訓，也可以選擇遠程培訓 。古德曼為凱萊創建了一個儀表板式的跟蹤系統 ?！拔颐刻於寄芨鶕櫹到y察看誰還需要培訓 ?！彼f，一旦法規遵從的最后期限臨近時，她就會直接打電話給那些沒有參加培訓的員工 。
Humana還在大廳內安裝了等離子屏幕，隨時播報最新的法規和公司新聞，以不斷提醒員工公司的法規遵從文化 。公司還會定期向員工發送關于法規遵從的郵件，幫助他們了解公司最新的安全制度 。與此同時，Humana會在公司內部網站上輪流播放公司政策和手續 。
負責保密的小組甚至設定了保密月，用于加強保密實踐 。保密月活動包括對所有員工進行安全培訓和教育、在內網上宣傳有關保密的規定、在公司內部張貼保密告示以及在員工中間開展關于保密的競賽等 。
舉一反三 下次不再難
摩爾認為，Humana在HIPAA和SOX頒布前后的變化是從規范變成嚴格規范 。盡管Humana需要不斷調整以適應層出不窮的新法規，但公司所付出的努力是一勞永逸的，這也成為它的優勢 ?！白裱@些法規并不是難如登天 。它們大同小異，可以舉一反三 ?！蹦栒f 。那就是，必須有管理以及能讓管理奏效的方法，比如公司內外的安全保障、保密和數據訪問管理、安全保障以及個人行為的跟蹤——例如誰接受了培訓，誰更改了密碼等等 。
Humana的客戶也參與了他們的行動 ?！八麄兏P心我們是如何保護他們的信息的 ?！蹦栒f ?！岸宜麄兿Ｍ覀冏袷胤ㄒ幍囊??！币虼?，遵守法規不僅是Humana的優勢，而且還保證了公司的有序發展 。
金錢必須付出的代價
幾十年來，CIO們一直在努力證明IT不僅僅是公司的成本中心，更不是不可避免的累贅，或只會增加公司的管理費用 。他們中的許多人認為，IT是一套寶貴的戰略性工具，不僅能增加收益，而且能大大降低成本，甚至能激發新的商業模式 。為此，他們這兩年確實付出了巨大的努力 。然而，近年來繁重的法規遵從工作又將 CIO推向了財務報表的成本項目一邊，以前的努力付之東流 。
當然，要說SOX和HIPAA制造的麻煩——且不說其他法規，政府自然是“罪魁禍首”，IT則被看作第二號敵人 。企業數據、信息和技術分析與咨詢公司AMR認為，遵循SOX的成本將于2006年達到60億美元，但是其中IT所占的比例將會增加——將達到近20億美元 。
CFO 們肯定不會愿意看到這種情況，但他們對于成本增加也不是束手無策 。在法規遵從工作中，IT成本之所以增加，一個原因就是企業正在利用技術手段降低法規遵從的總體成本，實現程序自動化，同時精簡在SOX恐慌時期雇傭的大批審計員和顧問 。據AMR介紹，IT的投入能夠降低人力需求，最終減少支出 。
IT對法規遵從的貢獻是前所未有的，企業需要IT系統來跟蹤并檢驗諸如發電廠排出的廢氣、網絡安全以及財務管理等工作，所有這些使IT成為企業的核心 。當然，法規遵從工作是必不可少的開支，但是CIO們能夠利用技術化繁為簡，降低成本：在法規遵從工作中，明智的公司一定會發揮IT的戰略作用，大大提高效率 。CIO們完全有能力向斤斤計較的老板們證明，IT正在幫助公司躲過一場完美風暴 。
此外，IT還能發揮扭轉局面的作用 。Forrester Research公司的分析師埃里克·布朗認為，隨著IT在企業中變得日益重要，相應的法規也會有所增加 。

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