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采購管理制度及采購流程 采購流程的主要5個步驟

創業資源

一、目的:
規范公司采購流程，提高采購效率，從而為生產順利進行提供保障，最大限度降低企業成本，為企業帶來更大的資金支持 。
二、適用范圍
適用于我公司范圍內的采購管理 。
三.內容
(1)總則:為加強采購管理，提高采購效率，特制定本制度 。所有采購人員和相關人員都應按照此制度工作 。
(二)基本流程:采購需求-找供應商-詢價、比價、議價-采購談判-合同簽訂-交貨驗收-質檢-入庫-計劃對賬-財務結算
(3)采購流程圖如下:

采購管理制度及采購流程 采購流程的主要5個步驟

文章插圖

四.制度細則
㈠采購要求請求
1.定義:采購需求是指一個部門根據生產經營的需要確定一個或多個項目，按照規定的格式填寫，并按照既定的流程申請獲取這些項目的過程 。
2.采購需求流程啟動網絡如圖所示:
采購管理制度及采購流程 采購流程的主要5個步驟

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3.申請的要素
完整的申請應包括以下要素:
l請購部；
l購物項目所屬的項目；
申請的目的；
被請求項目的名稱；
l要求的項目數量；
請求項目的規格；
請購買樣品、圖紙或技術資料等 。；
l購物項目的需求時間；
l如有特殊需要，請注明；
采購申請的申請人；
l請購單的部門主管；
采購申請的審批人；
l財務審計員；
公司總經理 。
4.請購單及其要求
l請購單應按要素完整清晰地填寫，經公司領導審核批準后提交給采購部 。
l提交請購單時，請購部門應要求采購部簽字認可，請購部門應予以支持 。
l如果涉及采購物品的種類和數量太多，可以附件清單的形式提交，清單的電子文檔也要一并提交 。
l公司生產生活急需物資，公司領導不在時，可通過電話、電子郵件或其他形式請示，征得同意后報采購部，簽字確認手續后補齊 。
l如果是單一來源采購或指定向廠家、品牌采購產品，申請部門必須做出書面說明 。
l請購單應使用公司規定的統一格式 。請購部門如有變更或補充，應由公司領導書面簽字后報采購部 。
5.公司物資申請采購的提交部門
l公司生產經營所需的原材料、生產設備、配件等物品由生產部門提交 。
l公司設備維修和保養所需的備件、維修工具和其他物品應由生產部門提交 。
l公司的物品、固定資產或其他生活、辦公物品應由行政部門提交 。
l公司各部門專用材料由各部門自行提交 。
6.接收申請
l收到請購單時，采購部應按要求檢查表格是否完整清晰，并檢查請購單是否得到公司領導的批準 。
l在接收請購單時，應遵循計劃外采購、名稱和規格不完整、不清楚、圖紙和技術資料不完整、積壓和材料積壓的原則 。
l聯系倉庫經理檢查采購物資是否有庫存，檢查采購賬戶，看在途采購物資是否符合采購申請 。
l對不符合規定被撤銷的采購物資，應及時通知申請采購的部門 。
7.請購單分工
l .采購部根據人員分工和工作職責處理核對后的請購單 。
l緊急采購項目應優先考慮 。
l如無法按申請部門需求日期完成采購，應通知申請部門 。
l重要項目采購前，應咨詢公司相關領導 。
8.關于采購周期的規定
l根據采購項目的金額、特點和地區規定相應的采購周期 。
l請購部門要按照公司規定的時間提前辦理請購的審批流程，以便采購部按時完成采購 。
l采購部門未能按時完成采購任務，應向公司領導說明原因 。
l緊急采購時，向公司領導匯報，采取快速優先采購的策略 。
(二)質詢及其規定
l詢價請認真審核請購單的名稱、規格、數量、名稱，了解其技術要求，遇到問題及時與請購部門溝通 。
l同類或類似屬性的產品應分類、歸類、包裝和購買 。
應優先考慮緊急申請 。
l所有采購項目必須直接向廠家或供應商詢價，原則上盡量不通過其代理商或各種中介機構詢價 。
l對于申購部門所需的材料或設備，如果有同等質量、成本較低的替代品，建議購買替代品 。一旦選擇了購買的備選方案，將在績效考核中增加額外的分數 。
對于申購部門要求的物品，采購人員要發現有新產品替代采購物品，如果不與申購部門溝通，采購人員也要負責 。向采購部提出修改建議，一經選擇，在績效考核中加分，降低采購部相應的分 。
l對于重要的材料、項目或單筆采購估算金額較大的采購，詢價前應向公司相關領導匯報擬邀請的報價或招標單位的基本情況，報公司領導批準后方可發出詢價或招標 。

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