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采購管理制度及采購流程 采購流程的主要5個步驟( 二 )

創業資源


l對于相同的規格和技術要求，應詢問不同的品牌 。
l除固定資產外，選擇供應商詢價、供應商比價或招標采購的供應商數量應根據單次采購金額的不同而有所不同 。金額較大的，公司相關領導將參與監管 。
l比價采購或招標采購邀請的單位應具備一定的資質和實力，有能力提供或完成公司要求的材料和項目 。
l比價采購或招標采購應按公司規定的表格格式或完整的招標文件格式進行 。
l詢價過程中如遇特殊情況，以書面形式向公司領導匯報請示 。
(三)價格比較和議價
確認供應商的供貨能力、交貨時間和產品或服務質量 。
對合格供應商的價格水平進行市場分析 。其他廠商的價格是否最低，報價的綜合條件更加突出 。
l收到供應商第一次報價或開標后，向公司領導匯報情況，并設定議價目標或理想中標價格 。
重要項目應通過一定的方法驗證和評審目標單位的實力和資質，如通過實地考察了解供應商各方面的實力 。
l參考目標或理想中標價格，與擬合作單位或擬中標單位進一步協商價格和條件 。
(4)價格比較和議價結果匯總
l比價議價總結要上報公司相關領導，取得同意后才能做總結 。
l創業網絡比價、議價結果匯總應按規定格式完整掛牌報價、
工期、付款方式等價格條件，列出擬選擇單位及選擇理由，并按一定順序逐一審核 。
l如果比價和議價結果未能通過公司領導審核，應進行修改或重新處理 。
(五)合同的簽訂及其條款
(1)合同主體應包括的要素
l合同名稱、編號、簽訂時間和地點 。
l采購物項的名稱、規格、數量、單價、總價和合同總金額，以及清單、技術文件和確認文件是合同的組成部分 。
l包裝要求，備件的包裝和運輸要求 。
l合同總金額應包括稅金，包括大云公司的總價，特殊情況應注明 。
付款條件 。
l交貨日期 。
l保修期 。
l質量要求和規范 。
違約責任和解決爭議的方法 。
l雙方公司信息 。
l其他協議 。
(2)合同簽訂及其條款
l如果涉及技術問題和公司機密，注意保密義務 。
起草合同條款時，各種風險必須最小化 。
l如果訂購的貨物數量大，價值大或難以檢查，一定要請廠家派代表到現場幫助檢查 。
l質保期必須明確何時開始，應要求廠家盡量延長產品質保期 。
l規定發貨時間和發票要求 。
l對于不同的合同，約定不同的付款方式 。比如設備合同，按照預付款、驗收款、調試服務款、質量保證金的順序，明確付款金額、付款時間、付款條件 。
l與第一合作單位合作時，少付或不付預付款 。
違約責任必須詳細具體 。
l只有在完成比價匯總相關表格的巡視簽字后，才能簽訂合同 。
l簽訂合同前，應按規定的格式檢查合同初稿 。
l本合同經公司領導審核批準后簽署，加蓋公司合同章后生效 。
l所有簽訂的合同應及時提交給財務部 。
(六)支付和合同執行
(1)支付流程

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(2)支付規則
l簽署合同項下的所有付款應根據公司財務報銷流程和資本支出審批流程的相關規定進行 。
根據時間表支付的采購項目必須在質量檢驗合格后才能付款 。
l根據公司規定和合同協議符合付款條件的合同，應按財務部要求填寫相關資金支出及付款審批表，并在巡回簽字后提交財務部付款 。
l財務部應在收到付款審批表后3天內付款，以免影響合同的執行和供貨周期 。如遇特殊情況，延遲付款應及時通知采購部，并向公司領導匯報 。
(3)合同執行
l已簽署的合同應由采購部項目負責人跟進，并由采購部負責人監督 。如有問題，采購部應及時提出建議或補救措施，并及時通知采購部和公司領導 。
l簽訂合同執行過程中，要隨時了解合作單位合同義務和責任的履行情況，跟蹤啟動網絡，督促其按時保質保量履行合同 。
l合同履行過程中，嚴格按照上述約定執行，未盡事宜及時協商并簽訂補充合同 。
(七)驗收、入庫和退貨
(1)驗收過程
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(2)檢查
l對于供應商已經履行的合同，采購部應及時通知質檢部驗收 。
l不同類型物品的驗收標準按公司質檢部門的相關規定執行 。
l收到采購部的檢驗通知后，質檢部應及時進行質量檢驗，并出具質量檢驗結果證明 。質量檢驗不及時延誤生產部門使用或不能入庫的情況，由質量檢驗部門負主要責任 。

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