為了提高速度 ， 可能需要多人同時處理一張Excel表格 。 Excel2007為了滿足這種需求 ， 為我們提供了“共享工作簿”的功能 。 通過這個功能 ， 我們可以通過網絡將一個Excel文件共享的同時供多人同時編輯這個工作薄 。 而且在編輯的同時 ， Excel會自動保持信息不斷更新 。 在一個共享工作簿中 ， 用戶可以輸入數據、插入行和列以及更改公式等 ， 甚至還可以篩選出自己關心的數據 ， 保留自己的視窗 。 而且在多人同時編輯一個單元格時還可以進行沖突處理 。 下面我舉個例子來說明如何通過Excel2007來共享工作簿 。
一、設置共享工作簿
首先讓我們來啟動Excel2007 。 啟動后 ， 在其中輸入一個“產品銷售”表 ， 如圖1所示 。
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圖1 產品銷售表
選擇“審閱”菜單(在老版本的Excel中對應的是“工具”菜單) ， 然后點擊菜單下方的“共享工作簿”按鈕 ， 彈出用于設置共享工作簿的對話框 。 運行結果如圖2所示 。
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圖2 共享工作簿對話框
在共享工作簿對話框中將“允許多用戶同時編輯 ， 同時允許工作簿合并”復選框選中 。 然后可以更據自己的需要進行高級設置 。 高級設置的界面如圖3所示 。
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【使用Excel-2007完成多人協同錄入工作讓您無可匹敵】圖3 高級設置
從這個界面可以看出 ， Excel可以管理共享工作薄的歷史記錄 ， 而且還可以自動更新其它用戶的變化 。 在默認情況下 ， 當前用戶在保存文件時更新其它用戶的修改 ， 但是我們也可以設置在一定時間間隔內自動更新工作薄的變化 。 在第3部分“用戶間的修訂沖突”設置區內最后設置第一項“詢問保存哪些修訂信息” ， 否則可能產生不確定的結果 。 在設置完后 ， 點擊“確定”按鈕后 ， 如果當前文檔未保存 ， 系統會提示你保存該文檔 。 你可以將這個文檔保存在一個其它人都可以訪問到的地方 ， 如一個共享文件夾 。 共享工作薄后的界面如圖4所示 。
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圖4 共享工作薄
在工作薄共享后 ， Excel上方的標題欄出現了“[共享]”提示 。
二、使用共享工作薄
在設置完共享后 ， 就可以使用多個Excel打開這個Excel文件了 。 讓我們使用一個Excel編輯一下這個“產品銷售”表 。 然后保存 。 再切換到另外一個打開這個文件的Excel ， 按Ctrl+S保存 ， 你會看到在這個Excel中表格內容被更新 。 如圖5所示 。
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圖5 被更新的界面
在更新后 ， 會出現一個如圖5所對話框 ， 提示該文檔已經被更新 。 如果兩個Excel同時修改同一個單元格 ， 而且都進行保存 ， 將會發生內容沖突 。 如一個用戶將0001號產品的銷售數據改為18 ， 而另一個用戶將0001號產品的銷售數量改為20 。 在他們保存后 ， 將出現如圖6的的提示對話框 。
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圖6 沖突處理對話框
然后由用戶決定是按用戶1還是用戶2來修改表格中的內容 。
Excel不僅能處理當前的修改沖突 ， 而且還可以查詢沖突歷史 ， 并按沖突歷史進行修改 。 點擊“審閱”菜單中的“修改”按鈕菜單中的“突出顯示修訂”項 ， 將顯示如圖7所示的對話框 。
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圖7
可以根據這個對話框對來選擇查看修訂歷史 。 在選擇完后 ， 在每一個單元格的左上角會顯示一個“小黑角” ， 將鼠標放在這個單元格上 ， 將顯示這個單元格的修改歷史 。
再點擊“接收/拒絕修訂”菜單項 ， 將顯示如圖8所示的界面 。
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圖8
這個對話框顯示了從某個單元格從最初的值到歷次所修改的值(按時間從小到大排序) 。 你可以點中其中某一項以恢復到相應的歷史值 。 也可以通過“全部接受”和“全部拒絕”按鈕恢復到最后和最初的值 。
Excel2007還可以為工作薄設置密碼 ， 以防止其它用戶關閉修訂 。 還有就是在工作薄進行共享時不能進行一些高級的操作 ， 如圖形 ， 圖表等 。
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