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用Excel建立一套小型人事數據管理系統速來看看

excel電腦知識

首先我們打開一個新的Excel表建立一個人事信息庫框架 ， 信息項目的設置您可根據本單位實際情況而定 。 如圖(一)所示:

用Excel建立一套小型人事數據管理系統速來看看

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圖一 點擊另存為可看清晰大圖
接下來請您不要急著錄入人員信息 ， 我們要對一些信息項進行函數設置 ， 以便系統可以自動生成相關信息 ， 這會使我們的工作產生事半功倍的效果 。
1、 性別、出生月日、年齡的自動填充功能設置
我們先對“性別”“出生年月”“年齡”進行函數設置 。 當我們輸入某人身份證號碼時 ， 系統便會自動生成“性別” ， “出生年月”及“年齡” ， 這樣就減少了我們錄入的工作量 。 請分別選擇性別、出生月日、年齡信息項單元格輸入下列公式:
(1)性別: =IF(MOD(IF(LEN(E3)=15,MID(E3,15,1),MID(E3,17,1)),2)=1,"男","女")
含義：“LEN(E3)=15”表示看E3中是否有15個字符;
“MID(E3,15,1)”表示在E3中從第15位開始提取1位字符;
“MOD(MID() ， 2)=1”表示提取的字符除以2余數為1;
“IF(LEN(E3)=15,MID(E3,15,1),MID(E3,17,1)”表示看E3中是否夠15個字符 ， 如果夠就從第15個字符開始取1個字符 ， 如果不夠15個字符就從第17個字符開始取1個字符 。 我們的身份證號碼一般是15位或18位 。
“IF(MOD(IF(LEN(E3)=15,MID(E3,15,1),MID(E3,17,1)),2)=1,"男","女"”表示所取字符除以2如果余數為1顯示男 ， 否則顯示女 。
(2)出生年月: =DATE(MID(E3,7,4),MID(E3,11,2),MID(E3,13,2))
含義：DATE(YEAR,MONTH,DAY);
“MID(E3,7,4)”表示在E3中從第7個字符開始連續取4個字符表示年 ， 用類似的表示方法一個人的出生年月日便可以通過函數設置表示出來 ， 如果為了看起來方便 ， 我們可以將單元格格式設置成年、月、日的日期格式 ， 這樣顯示的結果會非常容易理解 。
【用Excel建立一套小型人事數據管理系統速來看看】 (3)年齡: =DATEDIF(G3,TODAY(),"Y")
含義：“DATEDIF(date1,date2,“Y”)”表示兩個日期的差值;
“TODAY()”表示系統自帶的日期即顯示當日日期;
“DATEDIF(G3,TODAY(),"Y")”表示今天的日期與G3所表示的出生月日之間的年份差值 ， 這樣一個人的年齡就會容易的顯示出來了 。

　2、 勞動合同期限的自動生成和提前30天定期提醒功能設置
勞動合同管理也是人事管理中不可缺少的一部分 ， 特別是勞動合同到期續簽問題更是不可忽視 。 如果由于我們的人為原因造成了勞動合同漏簽、延期簽訂等問題可能會給公司以及員工個人帶來一定的損失 。 從一個人入職簽訂試用期合同開始 ， 再到簽訂正式勞動合同以及后來的續簽勞動合同 ， 一系列的日期如何能夠讓系統自動生成 ， 并且形成系統提前30天自動提醒我們的功能呢？這需要對一些信息項進行函數設置 。 如圖(二)所示:
用Excel建立一套小型人事數據管理系統速來看看

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圖二
(1)試用期到期時間: =DATE(YEAR(P3),MONTH(P3)+3,DAY(P3)-1)
含義：“DATE(YEAR(),MONTH(),DAY())”顯示指定日期;
在這里我們假設試用期為3個月 ， 我們需要在Q3單元格中輸入上述公式 ， 其中MONTH(P3)+3表示在此人入職時間月的基礎上增加三個月 。 而DAY(P3)-1是根據勞動合同簽訂為整年正月而設置的 。 比如2005年11月6日到2006年11月5日為一個勞動合同簽訂期 。
(2)勞動合同到期時間: =DATE(YEAR(P3)+1,MONTH(P3),DAY(P3)-1)
我們同樣采用上述函數的設置方法 。 這里我們假設勞動合同期限為1年 ， 則我們需要設置成YEAR(P3)+1 ， 另外這個數值依然以入職日期為計算根據 ， 所以天數上還要設置成DAY(P3)-1的格式 。
(3)續簽合同到期時間: =DATE(YEAR(S3)+1,MONTH(S3),DAY(S3))
這里需要注意的是續簽合同計算是以前份合同簽訂到期日期為根據的 ， 所以只在前一份合同到期時間的基礎上增加1年即可 ， 無需天數上減1 。
(4)試用期提前7天提醒: =IF(DATEDIF(TODAY(),Q3,"d")=7,"試用期快結束了","")
這里用到了DATEDIF函數 ， 表示兩個日期差值 ， 但是需要注意的是 ， 我們要表示提前7天提醒 ， 所以 ， 將TODAY()函數寫到試用期時間前面即TODAY(),Q3而不能表示成Q3 ， TODAY() 。 其中“d”表示兩個日期天數差值 。 我們用IF()函數來表示顯示要求 ， 那么這個函數設置的含義為:如果差值為7則顯示“試用期快結束了”否則不顯示信息 ， 在編輯函數時用“”表示不顯示任何信息 。

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