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如何用Excel高效制作考勤表升級必備

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辦公室的內勤工作是公司里面上下聯系的樞紐 ， 每天會同一大堆瑣碎事務打交道 。 比如同事出差的機票和酒店預訂、參與制度的制定、負責辦公用品的采購和預算、員工考勤的統計、會議安排以及車輛安排等等 。 因為要管理很多方面的事務 ， 所以對數據統計功能強大的Excel是必須掌握的 ， 起碼要熟悉Excel的一些求和、求平均值等公式 。 隨著工作的開展 ， 要管理的數據量增加 ， 為了避免出錯 ， 這個時候就要學會使用一些復雜的公式幫助自己的工作了 。 在這么多的工作中 ， 最讓人頭疼的可能就是員工的考勤工作 ， 因為這是關系到大家的工資收入的問題 。 要是一不小心搞錯了 ， 導致同事扣錢那罪過就大了 。 所以 ， 我對這塊工作異常仔細 ， 終于摸索出一個用Excel管理考勤的方法 ， 用這個方法不但減少了工作量 ， 而且不會出錯 ， 讓工作更輕松 。

如何用Excel高效制作考勤表升級必備

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做好考勤數據整理 繁雜無章變條理有序
考勤管理工作必然涉及到公司考勤日期、人員名單、考勤登記符號等資料 ， 而且為了便于每月月末制作工資表 ， 還需要整理每個員工與工資表相關資料 ， 如崗位、日資標準、保險金等等 。 日常工作中將這些資料及時輸入Excel是非常必要的 。
啟動Excel2003 ， 新建一個工作簿 ， 將其命名 ， 如“海澤科技有限公司考勤管理明細表” ， 在其中新建一個工作表 ， 命名為“基礎資料” ， 在此表中輸入公司員工名單、員工名單、崗位、日資標準、保險金、考勤年份、考勤月份、考勤符號以及考勤符號說明等內容 。 所謂考勤符號 ， 就是在每日登記考勤時我們所使用的記號 ， 如“全”代表全班、“半”代表半天班、“休”代表休班等 ， 考勤符號可以根據自己公司的使用習慣而定 ， 既可以使用文字 ， 也可以使用圖形符號 ， 而考勤符號說明則是為了方便考勤人識別 ， 防止出錯(圖1) 。
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為了便于以后考勤工作引用這些基礎數據 ， 應該將一些基礎數據區域予以定義名稱 ， 執行“插入→名稱→定義”菜單命令 ， 在彈出的“定義名稱”對話框中 ， 添加4個新名稱 ， 其分別為：員工名單 ， 其引用位置為“=基本資料!$A$3:$A$22”;年份 ， 其引用位置為“=基本資料!$E$3:$E$7”;月份 ， 其引用位置為“=基本資料!$F$4:$F$15”;出勤 ， 其引用位置為“=基本資料!$G$3:$G$8” 。
設計智能明細表 實現考勤自動化
對于考勤工作來說 ， 我的重中之重項目就是日?？记诘牡怯浌ぷ髁?， 新建一個工作表 ， 命名為“考勤明細表” ， 在此表的A2:AD2行中輸入明細表標題 ， 如“海澤科技有限公司 年 月份考勤表” ， 需要注意的是 ， 為了便于調用考勤年、月信息 ， 年月必須分別單獨存放 ， 如年份存放在L2、月份存放在S2 ， 然后單擊L2 ， 執行“數據→有效性”菜單命令 ， 在彈出的“數據有效性”對話框中 ， 單擊“設置”選項卡 ， 在其中選擇“允許”后面的“序列”選項 ， 并且在下面的“來源”文本框中輸入公式“=年份” ， 關閉此對話框(圖2) 。
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采用同樣的方法 ， 將S2的數據有效性來源設置為“=月份” ， 這樣在選擇考勤年月時 ， 就可以直接單擊L2、S2 ， 然后從彈出的下拉列表框中選擇相應預置信息即可 。
考勤登記表一般包括考勤人名單以及日?？记诘怯浨闆r ， 因此在此工作表的B列中存儲員工名單 ， 在C5:AG5存放考勤星期 ， 而在C6:AG6存放考勤日期 ， 然后通過數據有效性設置 ， 將人員名單所在的B7:B200的數據有效性來源設置為“=員工名單” ， 日常登記考勤的數據區域C7:AG200的數據有效性來源設置為“=出勤” ， 同時為了便于日常考勤登記人員識別考勤符號 ， 單擊數據有效性對話框中的“輸入信息”選項卡 ， 選中其中的“選定單元格時顯示輸入信息” ， 然后在下面輸入信息文本框中 ， 將前面的考勤符號說明復制過來 。
為了能夠自動準確輸入日期信息 ， 在存儲每月的第1日的C6中輸入公式“=DATE(L2 ， S2 ， 1)”、第2日的D6中輸入“=C6+1”并依次類推 ， 直到第27日的AC6 ， 需要注意的是 ， 由于考慮到每年2月份閏年的情況 ， 在第28日的AD6中輸入公式“=IF(MONTH($AC6+COLUMN(A1))=$S2 ， $AC6+COLUMN(A1) ， “”)” ， 第29日的AE6中輸入公式“=IF(MONTH($AD6+COLUMN(A1))=$S2 ， $AD6+COLUMN(A1) ， “”)” ， 第30日的AF6中輸入公式“=IF(AE6=“” ， “” ， IF(MONTH($AE6+COLUMN(A1))=$S2 ， $AE6+COLUMN(A1) ， “”))” ， 第31日的AG6中輸入公式“=IF(AF6=“” ， “” ， IF(MONTH($AF6+COLUMN(A1))=$S2 ， $AF6+COLUMN(A1) ， “”))” ， 最后在存儲判斷每月第1日是星期幾的C5中輸入公式“=IF(C6=“” ， “” ， CHOOSE(WEEKDAY(C6 ， 2) ， “一” ， “二” ， “三” ， “四” ， “五” ， “六” ， “日”))” ， 并將此公式復制到其后面對應的單元格中(圖3) 。

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