單位每年底都要表彰一大批人 ， 榮譽證書是必不可少的 ， 今年單位想節省資金 ， 自己使用Word2010來打印榮譽證書 。 但是單位表彰的人數和項目較多 ， 用Word2010打印榮譽證書的工作量自然也比較大 ， 尤其是在輸入人名的時候 ， 讓人事部門很頭疼 ， 不過 ， 我使用Word2010郵件合并功能 ， 不管多少人和項目 ， 都能輕松快捷地批量打印榮譽證書 ， 節約時間也節省了資金 。
【巧用Word-2010郵件合并功能批量打印榮譽證書詳解介紹】
文章插圖
第一部分、準備工作
第一步 ， 我先打開Excel2010填寫授獎信息表 ， 包括榮譽證書編號、姓名、類別及榮譽名稱 。
第二步 ， 對照以前的榮譽證書 ， 使用Word2010設計出榮譽證書的模板 ， 將公共部分顯示出來 ， 待填的位置留出空白 。 點擊Word2010“頁面布局”選項卡下的“頁面設置” ， 在“頁面設置”對話框的“紙張”選項中 ， 根據榮譽證書的實際尺寸自定義紙張大小 。 一般來說 ， 要比A4紙大一些 。
第二部分、制作榮譽證書
第一步 ， 我點擊Word2010“郵件”選項卡 ， 點擊“開始郵件合并” ， 選擇“普通Word文檔”選項 。 再點擊“選擇收件人”中的“使用現有列表”選項 ， 打開“選取數據源”對話框 ， 在該對話框中 ， 定位到剛才填寫的Excel2010表格文件所在的路徑并選擇該文件 。
第二步 ， 點擊“編輯收件人列表” ， 在打開的窗口中選擇頒發榮譽證書者的姓名 ， 默認是全選 ， 選好后點擊“確定”按鈕 ， 將光標移到要插入姓名的Word2010文檔的位置 ， 點擊“插入合并域”右側的小箭頭 ， 選擇“姓名” ， 用同樣的方法 ， 依次選擇“類別”和“授獎名稱” 。 這里要注意的是 ， 要把原榮譽證書上的姓名等字樣刪除 。
第三部分、制作完畢
第一步 ， 現在我可以點擊“預覽結果” ， 看到受獎者姓名、類別和授獎名稱自動更換為受表彰人的信息 ， 點擊“預覽結果”右側的箭頭或者輸入數字 ， 可以看到所有榮譽證書替換成功了 。
第二步 ， 現在點擊“完成并合并”右下角的箭頭選擇不同的項對其進行不同的處理 ， “編輯單個文檔”可以將這些榮譽證書合并到一個Word2010文檔中；“打印文檔”可以將這些榮譽證書通過打印機直接打印出來 。 選擇“編輯單個文檔” ， 在“合并到新文檔”中選擇“全部”記錄 ， 即生成一個榮譽證書的新文檔 ， 其中包括所有打印內容 。
經過六步 ， 就已經在Word2010中使用郵件合并功能完成了編輯榮譽證書的全部工作 ， 剩下的就是逐張打印榮譽證書了 。
文章插圖
推薦閱讀
- 在Word-2010中將公式保存到公式庫圖文攻略教程
- 如何關閉WORD-2010的浮動工具欄？知道的都在這里了
- 便秘怎么調理 巧用蜂蜜方
- 如何給Word-2010書法字帖每帖最大漢字數量設置你知道嗎
- 在Word-2010中如何設置書法字帖為網格樣式來看看
- Word-2010排版時常用格式設置技巧歡迎閱讀
- qq郵箱如何設置不成垃圾郵件電腦技術提升篇
- 巧用一把梳子 可讓你少生病身體更健康
- 巧用Win-7畫圖程序看圖片的四種方法【組圖】讀懂您就是高手
- 如何在Win中創建電子郵件別名發送郵件知識科普