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為辦公軟件設置自動備份一覽大全

電腦知識辦公自動化

我們在用一些字表處理軟件編輯文件時， 有時為了防止文件的損壞和數據的丟失， 通常用手工的方法對文件進行得備份保存 。 其實， 這些字表處理軟件一般都有自動備份的功能， 只要稍加設置一下就行了 。
一、讓Word自動備份文件
啟動Word2003（其它版本操作相似， 下同）， 執行“工具→選項”命令， 打開“選項”對話框（如圖1）， 切換到“保存”標簽下， 選中“保留備份”選項， 確定返回 。

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經過這樣的設置， 以后在用Word編輯并保存所有文件時， 系統會在保存原文件的文件夾中， 生成一個名為“備份屬于原文件名.wbk”的備份文件， 并且該備份文件可以用Word直接打開編輯 。
二、讓Excel自動備份文件
啟動Excel2003， 執行“保存”（新文件）或“另存為”（原有文件）操作時， 打開“另存為”對話框（如圖2）， 按工具欄上的“工具”選項旁的下拉按鈕， 在隨后出現的下拉列表中， 選擇“常規選項”， 打開“保存選項”對話框（參見圖2）， 選中“生成備份文件”選項， 確定返回， 再保存文檔 。

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經過這樣的設置， 以后用Excel再次編輯該文件， 并執行保存操作時， 系統會在保存原文件的文件夾中， 生成一個名為“原文件名的備份.xlk”的備份文件， 同樣， 該備份文件可以用Excel直接打開編輯 。
三、讓金山文字自動備份文件
啟動金山文字2003， 執行“工具→選項”命令， 打開“選項”對話框（如圖3）， 切換到“系統”標簽下， 選中“保存備份文件（文件備份——*.wps）”選項， 確定返回 。

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經過這樣的設置， 以后在用金山文字編輯并保存所有文件時， 系統會在保存原文件的文件夾中， 生成一個名為“文件備份——原文件名.wps”的備份文件， 該備份文件可以用金山文字直接打開編輯 。
四、讓金山表格自動備份文件
啟動金山表格2003， 執行“工具→選項”命令， 打開“選項”對話框（如圖4）， 切換到“其它”標簽下， 選中“保存的時候備份文件”選項， 然后按“備份文件到下面的目錄”選項右側的按鈕， 指定一個文件夾（如D:\金山備份）， 再確定返回 。

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經過這樣的設置， 以后在用金山表格編輯并保存所有文件時， 系統會在上述指定的文件夾中， 生成一個名為“ET~原文件名.bak”的備份文件， 將其擴展名“*.bak”修改為“*.et”， 即可用金山表格打開編輯了 。
【為辦公軟件設置自動備份一覽大全】 注意：①以上設置中， Excel只對設置的文件有效， 其它設置對所有文件有效 。
②通常備份倒數第二次進行“保存”操作的文件狀態， 如果需要“保存”當前正在編輯的所有操作結果， 請在最后執行兩次“保存”操作 。
③如果不需要這種功能， 只要在上述相應的對話框中， 撤銷選中的相應選項， 確定即可 。

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