為了迎接上級檢查和規范檔案管理 ， 學校決定將檔案室的所有檔案都重新歸檔整理 ， 如每位教師的業務檔案的檔案盒標簽就要求統一打印成如下圖樣子 。 二百多個標簽如果直接在WPS或Word中利用表格完成 ， 將是非常麻煩的事 ， 為了快速完成這項任務 ， 我們找到了Word 2003中久未使用的“郵件合并”功能 。
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圖11、從計算機中找出原來輸入的教職工情況登記表、工資表等存有全校教職工姓名的Excel電子表格文件 ， 把姓名這列復制到一個新的電子表格文件中以便接下來在Word中調用（其實不重新建立文件也行 ， 不過那樣在調用時顯得比較亂 ， 還容易發生誤操作） 。 這樣就免去了重新錄入姓名的繁重工作 。
2、啟動Word 2003 ， 單擊“工具”→信函與郵件→郵件合并 ， 在打開的“郵件合并”任務窗格中的“選擇文檔類型”項中選擇“標簽” ， 然后點“下一步：正在啟動文檔” ， 如圖2 。
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圖23、在“更改文檔版式”項中 ， 單擊“標簽選項” ， 在“標簽選項”對話框的“紙盒”框中選擇“默認紙盒（自動選擇）” ， 因為默認的是“手動進紙” ， 這樣會給最后打印帶來麻煩 。 接著單擊“新建標簽”按鈕打開“新建自定義標簽”對話框 ， 在“標簽名稱”框中輸入你給新建標簽起的名 ， 如：檔案標簽；根據預覽框中的圖示和你準備打印輸出時使用的紙張大小 ， 把“上邊距”和“下邊距”改為1厘米；把“標簽高度”和“標簽寬度”分別改為18.8厘米和3.8厘米（根據檔案盒的大小和薄厚來確定）；標簽列數選擇7 ， 標簽行數選擇1；橫向跨度改為3.85厘米 ， （也就是在標簽寬度3.8厘米的基礎上再加0.05厘米間距 ， 這樣最終打印輸出后兩個標簽間就會有0.05厘米的間距 ， 直接從中間裁一下就能解決問題 ， 如果這個間距過大會有白邊 ， 給裁剪帶來麻煩 ， 另外也浪費紙張 。 ）
最后在“頁面大小”框中選擇“A4橫向（29.7×21厘米）” ， 這時就為我們上面設置的尺寸找到依據了：側邊距1厘米+標簽寬度3.8厘米×標簽列數7+標簽間距0.05厘米×6個間距＜A4紙橫向寬度29.7厘米；上邊距1厘米+標簽高度18.8厘米×標簽行數1（因為標簽行數為1 ， 所以不存在間距）＜A4紙橫向高度21厘米 。 點兩次“確定”返加后 ， 再點“下一步：選取收件人” ， 如圖3 。
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圖3
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【Word批量打印標簽方法新】4、點“瀏覽”選擇你在Excel中建立的只有一列姓名的Excel電子表格文件 ， 這時會出現“選擇表格”對話框 ， 有Sheet1$、Sheel2$和Sheel3$三個工作表讓我們選擇 ， 一般情況都選擇Sheet1$ ， 根據Excel文件有無標題行確定“數據首行包含列標題”項是否√選 ， 最后點“確定” ， 如圖4 ， 在出現“郵件合并收件人”對話框時 ， 直接點“確定”即可,如圖5 。
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圖55、光標（插入點）在第一個標簽內的情況下 ， 單擊“表格”→插入→表格 ， 根據準備制作的標簽格式 ， 插入一個1列6行的表格 。 然后拖動表格的行線 ， 調整好每一行的高度 ， 并保證整個表格的高度與標簽高度接近 。 注意：有時標簽內的光標（插入點）會占一個空行 ， 從而影響表格高度的調整 ， 這時可以按一下Del（Delete）鍵刪除 ， 如圖6 。
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圖66、將光標指向表格最上邊 ， 當鼠標指針變成寬的向下的黑色箭頭時單擊左鍵選中整個表格 ， 然后右鍵單擊 ， 在彈出的快捷菜單中選擇“單元格對齊方式”項下的“水平、垂直居中” 。 最后在相應的單元格中輸入每個標簽都相同的內容：照片、個人業務檔案、2003-2006、建昌營鎮中學等內容 ， 如圖7 。
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