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手機表格制作-制作excel表格全步驟

電腦知識

大家知道， Excel具備強大的數據處理能力， 不過這個強大能力的前提是要在Excel中合規輸入數據 。
但在實際工作中， 很多用戶會根據自己的習慣， 違規輸入很多數據， 這樣導致Excel在后期操作中無法發揮其強大的處理能力 。
那么， 平時大家會在Excel中輸入哪些違規數據？
我們該怎么進行規避它們后合并有效數據呢？
1. 單元格合并不規范對于一些同類項目的輸入， 很多人為了表格的美觀， 經常會將一些單元格合并處理 。
這樣做是美觀了， 但是在后期進行諸如排序、匯總的時候， 卻會帶來很多不便 。
比如下表對其中的產量單元格合并， 這樣在排序的時候就會提示錯誤， 提示所有合并單元格的大小需要相同， 因為Excel將合并單元格看作一個整體， 但是這個整體卻包含其他單元格， 所以導致排序出錯（圖1） 。
圖1 隨意合并單元格會導致無法排序解決方案：使用跨列居中模擬合并單元格對于橫向單元格的合并， Excel提供跨列居中實現類似效果 。
因此要實現上述合并效果， 可以先取消B1、C1的合并， 接著選中B1、C1， 右擊選擇設置單元格格式對齊， 水平對齊選擇跨列居中， 垂直對齊選擇居中 。
這樣就可以實現合并單元格的效果， 同時又不會對后續操作帶來不便 。
同樣， 縱向單元格也建議少用合并， 比如上述季度可以分開在單元格中輸入（圖2） 。
圖2 跨列居中效果2. 日期、貨幣單位輸入不規范對于日期的輸入， 很多朋友喜歡使用諸如2017.5.8之類格式；價格輸入則喜歡畫蛇添足地輸入元 。
在Excel中， 這類數據并不會被認為是日期或者數字， 這樣在后續的日期計算、排序中， 同樣會帶來不便 。
比如銷量統計就無法直接求和， 因為XX元這類數據， Excel并不認為是數字導致求和出錯（圖3） 。
圖3 不規范輸入導致求和失敗解決方案：使用查找與替換快速轉化從上述輸入可以看到日期中的年、月、日是通過.分隔， 銷量則每個數字后都帶有元 。
因此我們可以借助查找與替換進行批量替換 。
以日期為例， 點擊開始查找與選擇替換， 查找內容為.， 替換為-（即Excel中日期正確分隔符）， 這樣即可快速將違規日期轉化為合規輸入 。
銷量數據替換類似（圖4） 。
圖4 使用替換工具整理數據3. 字符輸入不規范在正常的情況下， 英文使用半角輸入， 中文使用全角輸入 。
但是在日常錄入操作中， 總是有很多朋友將英文全角、半角、中英文標點符號混用， 這樣文檔就會顯得不美觀（圖5） 。
【手機表格制作-制作excel表格全步驟】圖5 全角英文、單詞首字母沒有大寫數據解決方案：ASC和PROPER函數ASC函數可以快速將指定單元格全角字符轉化為半角， PROPER函數則可以將單詞首字母轉化為大寫 。
進入Excel編輯窗口， 在A列后插入一個輔助列B， 選中B2輸入函數=ASC(A2)， 然后向下填充 。
繼續插入一列輔助列C， 選中C2， 輸入函數=PROPER(B2)， 向下填充（圖6） 。
對于中英文標點符號混用， 可以復制到Word中進行快速替換 。
圖6 整理后的結果4. 數量單位輸入不規范為了簡便， 在日常工作中， 一些朋友在錄入帶單位的數據時（如桶、件等）， 經常將單位和數字混合輸入， 由于這些帶單位的數據不是純數字的數據， 后期排序、匯總同樣無法直接操作（圖7） 。
圖7 混合單位的不規范數據解決方案：使用分列規范數據可以看到， 上述數據包含各種單位， 現在可以使用分列將數量和單位分離出來 。
由于分列需要統一的分隔符， 這里我們可以給單位添加-方式作為分隔符， 點擊開始查找與選擇替換， 查找內容為部， 替換為-部（同樣， 將其他單位也改為-單位）的形式 。
這樣每個數量格式就變為數量-單位的格式 。
選中B列數據， 點擊數據分列， 分隔符號選擇自定義其他-， 這樣即可完成數據和單位的分離， 讓數據變規范（圖8） 。
圖8 使用分列規范數據

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