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電腦文件管理小技巧8則知識科普( 二 )

電腦知識電腦文件管理


越常用的類別 ， 級別就越高 ， 比如負責多媒體欄目的編輯 ， 那多媒體這個文件夾就應當是一級文件夾 ， 老師本學期所教授的課程、所管理班級的資料文件夾 ， 也應當是一級文件夾 。
文件夾的數目 ， 文件夾里文件的數目以及文件夾的層級 ， 往往不能兩全 ， 我們只能找一個最佳的結合點 。
五、文件和文件夾的命名
為文件和文件夾取一個好名字至關重要 ， 但什么是好名字 ， 卻沒有固定的含義 ， 以最短的詞句描述此文件夾類別和作用 ， 能讓你自己不需要打開就能記起文件的大概內容 ， 能就是好的名稱 。 要為電腦中所有的文件和文件夾使用統一的命名規則 ， 這些規則需要我們自己來制訂 。 最開始使用這些規則時 ， 肯定不會像往常一樣隨便輸入幾個字那樣輕松 ， 但一旦你體會到了規則命名方便查看和檢索的好處時 ， 相信你會堅持不懈地執行下去 。
另外 ， 從排序的角度上來說 ， 我們常用的文件夾或文件在起名時 ， 可以加一些特殊的標示符 ， 讓他們排在前面 。 比如當某一個文件夾或文件相比于同一級別的來說 ， 要訪問次數多得多時 ， 筆者就會在此名字前加上一個“1”或“★” ， 這可以使這些文件和文件夾排列在同目錄下所有文件的最前面 ， 而相對次要但也經常訪問的 ， 就可以加上“2”或“★★” ， 以此類推 。
此外 ， 文件名要力求簡短 ， 雖然Windows已經支持長文件名了 ， 但長文件名也會給我們的識別、瀏覽帶來混亂 。
六、注意分開要處理的與已經完成的
如果一年前的文件還和你現在正要處理的文件擺在一起 ， 如果幾個月前的郵件還和新郵件放在一塊 ， 那你將會很難一眼找到你想要的東西 。 及時地處理過期的文件 ， 備份該備份的 ， 刪除不需要的 ， 是一個良好的習慣 。 以老師為例 ， 上學期教授課程的教案與資料 ， 本學期使用的頻率會非常小 ， 所以應當專門將到存放后另一個級別較低的文件夾中 ， 甚至于刻錄到光盤中 。 而并本學期的一些文檔 ， 因為要經常訪問 ， 最好放置在“我的文檔”中以方便時時訪問 。 對于老師來說 ， 一個學期就是一個周期 ， 過一個周期 ， 就相應地處理本周期的文件夾 。 對于其他行業的人來說 ， 也有不同的周期 ， 我們要根據自己的實際工作和生活需要對文件夾、文件進行歸檔 。
小提示：為了數據安全 ， 及時備份是必需要的 ， 有關備份請參見本期《把復雜的備份變簡單》 ， 及時備份文件并刪除不需要再使用的文件 。
七、發揮快捷方式的便利
如果我們經常要快速訪問文件或文件夾 ， 那可以右擊選擇“創建快捷方式” ， 再將生成的快捷方式放置到你經常停留的地方 。
當然 ， 當文件和文件夾不再需要經常訪問時 ， 你需要及時將快捷方式刪除 ， 以免快捷方式塞堵了太多空間或牽扯了你的注意力 。
八、現在開始與長期堅持
建立完善的結構、規范化地命名、周期性地歸檔 ， 這就是我們要做的 。 這并不復雜的操作卻能大大提高我們的工作效率 ， 節省我們已經很有限的時間 。
如果你現在就開始 ， 那請首先拿出一張紙 ， 明了你的信息類別 ， 明確準備創建的文件夾個數與位置 ， 還有為重要的文件夾制訂文件命名規則及歸檔規則 。 然后按此規則將電腦中已經存在的大量信息進行移動、更名、刪除等操作 ， 而且要在以后操作中克服自己的陋習 。
也許開頭會很難 ， 也許規則會很繁瑣 ， 但相信過不了多久 ， 你就已經習慣于看到井井有條的文件與文件夾 ， 并享受高效管理帶來的快樂了 。
以上就是小編和大家分享的電腦文件管理小技巧8則 ， 養成一個管理文件的習慣 ， 就不怕電腦中的文件雜亂無章不好找了 。
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