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電子郵箱怎么弄 電子郵件怎么填寫正確

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電子郵箱怎么弄 電子郵件怎么填寫正確

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盡管短信和社交媒體的普及，電子郵件仍然是商業世界中最常見的書面交流形式，也是最常被濫用的 。太多的時候，電子郵件的信息被打斷，咆哮和吠叫–仿佛簡潔意味著你必須聽起來很霸道 。事實并非如此 。
考慮一下最近發給一個大型大學校園的所有工作人員的這封電子郵件：
現在是更新你的教職員工停車證的時候了 。新的停車證需要在11月1日前完成 。停車規則和條例要求所有在校園內行駛的車輛必須顯示當前的車貼 。
在這個信息前面打上一個 \”嗨！\”并不能解決這個問題 。它只會增加一種虛假的友好氣氛 。
相反，考慮一下，如果我們只是簡單地加上一個 \”請 \”字，并直接稱呼讀者，那么這封郵件將是多么美好和簡短，而且可能更有效：
請在11月1日前更新您的教職員工停車證 。
當然，如果電子郵件的作者真的把讀者放在心上，他們可能會包括另一個有用的小東西：關于如何和在哪里更新停車證的線索 。以這封關于停車證的郵件為例，嘗試將這些提示納入你自己的寫作中，以獲得更好、更清晰、更有效的郵件：
1、始終在主題欄中填寫一個對讀者有意義的話題 。不是 \”車貼 \”或 \”重要！\”，而是 \”新停車車貼的最后期限\” 。
2、把你的主要觀點放在開頭一句 。大多數讀者不會為了一個驚喜的結局而堅持下去 。
3、永遠不要用模糊的 \”這個 \”開頭–如 \”這個需要在5點前完成\” 。一定要說明你在寫什么 。
4、不要使用所有大寫字母（不要大喊大叫?。?，也不要使用所有小寫字母（除非你是詩人E-E-卡明斯） 。
5、作為一般規則，請避免使用textpeak（縮寫和首字母縮寫詞） 。你可能是ROFLOL（在地上打滾笑出聲），但你的讀者可能會想WUWT（這是怎么回事） 。
6、要簡短而有禮貌 。如果你的信息超過兩到三個小段落，請考慮（a）減少信息的內容，或者（b）提供一個附件 。但在任何情況下，都不要打招呼、咆哮或吠叫 。
7、記住要說 \”請 \”和 \”謝謝\” 。而且是認真的 。例如，\”謝謝你理解為什么取消了下午的休息時間\”，這是不禮貌的、小氣的 。這是不禮貌的 。
8、添加一個帶有適當聯系信息的簽名區（在大多數情況下，你的名字、商業地址和電話號碼，如果你的公司要求，還要加上法律免責聲明） 。你需要在簽名欄中加入巧妙的引語和藝術作品嗎？也許不需要 。
9、在點擊 \”發送 \”之前，要進行編輯和校對 。你可能認為你太忙了，無暇顧及這些小事，但不幸的是，你的讀者可能認為你是個粗心的傻瓜 。

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